电子文件管理

本书主要面向准备实施电子文件管理系统的单位人员，可用于软件公司开发电子文件管理系统的参考，也可作为档案专业学生的参考书。

    本书共16章，以电子文件的属性及电子文件管理活动的逻辑关系为主要线索展开。靠前章和第二章对电子文件、其管理的发展史及靠前外现状做了简要介绍；第三章至第五章，对电子文件的一般属性进行了总结；第六章至第十章，根据电子文件管理活动的环节进行了介绍；第十章介绍了组织保障及建设；第十三章至第十六章，就技术方面如何构建电子文件管理系统进行了简要介绍。

    庞瑞英，女，任职山东国子软件股份有限公司，曾获山东省人民政府颁发的山东省科学技术奖（科技进步奖三等奖）。

第一章  电子文件概述  / 1
第一节  电子文件的定义及类型  / 2
第二节  电子文件的特点和作用  / 10
第三节  电子文件的生命周期  / 15
第四节  电子文件的原始性与法律证据效力  / 19
第五节  电子文件的真实性与完整性  / 24
第六节  电子文件与电子档案的关系  / 31
第二章  电子文件管理概述  / 33
第一节  国内外电子文件管理发展历程  / 34
第二节  电子文件管理理念与基本原则  / 37
第三节  电子文件管理的内容及对象  / 40
第四节  电子文件管理的必要性及其与传统档案管理的区别  / 42
第三章  电子文件分类  / 46
第一节  概述  / 47
第二节  电子文件分类的要素  / 50
第三节  电子文件分类方案的建立原则  / 52
第四节  电子文件分类方案  / 54
第四章  电子文件元数据  / 60
第一节  概述  / 61
第二节  元数据的内容及模型  / 65
第三节  元数据方案设计  / 68
第四节  元数据方案技术路线  / 70
第五节  电子文件所需要的元数据及细则  / 74
第五章  电子文件的保管期限与处置表  / 85
第一节  保管期限  / 86
第二节  处置管理  / 91
第六章  电子文件的捕获  / 102
第一节  概述  / 103
第二节  电子文件捕获对象与捕获要素  / 105
第三节  电子文件捕获方式及捕获过程  / 108
第七章  电子文件的鉴定与处置  / 111
第一节  电子文件鉴定概述  / 112
第二节  电子文件鉴定的标准与方法  / 125
第三节  电子文件的处置  / 129
第四节  电子文件的移交  / 136
第五节  电子文件的销毁  / 142
第八章  电子文件归档  / 149
第一节  概述  / 150
第二节  归档方式  / 155
第三节  归档设计  / 161
第九章  电子文件保管  / 166
第一节  影响电子文件长期保存的因素  / 167
第二节  电子文件保存的基本要求  / 168
第三节  电子文件长期保存策略及格式要求  / 170
第四节  电子文件保存载体的选择及保管要求  / 174
第五节  电子文件的封装  / 178
第十章  电子文件利用  / 180
第一节  概述  / 181
第二节  电子文件利用的方式与统计  / 190
第三节  电子文件的保密  / 195
第四节  电子文件利用中的问题  / 198
第十一章  电子文件著录与检索  / 201
第一节  电子文件的著录  / 202
第二节  电子文件检索  / 208
第十二章  电子文件管理工作组织  / 211
第一节  管理体制设计  / 212
第二节  工作人员  / 221
第十三章  电子文件管理系统建设  / 222
第一节  电子文件相关管理系统概述  / 223
第二节  电子文件管理系统概述  / 226
第三节  系统分析要点  / 234
第十四章  电子文件管理系统基础设置  / 237
第一节  电子文件分类方案设置  / 238
第二节  保管期限与处置表设置  / 244
第三节  元数据方案设置  / 249
第四节  文件类型设置  / 258
第十五章  电子文件管理系统主要功能设计  / 259
第一节  电子文件捕获、登记  / 260
第二节  电子文件分类  / 263
第三节  电子文件鉴定与处置  / 266
第四节  电子文件存储保管  / 273
第五节  电子文件利用  / 277
第六节  电子文件安全管理  / 281
第十六章  基于云计算与大数据的电子文件管理  / 283
第一节  云计算的概念  / 284
第二节  云计算环境下电子文件管理系统的新特点  / 285
第三节  云计算给电子文件管理带来的机遇与风险  / 287
第四节  大数据与电子文件管理  / 293
参考文献  / 295

人类历史的长河中，中华文明犹如璀璨的明珠在世界民族之林熠熠闪光。博大精深的中华文明令世人敬仰，让中华儿女倍感自豪。几千年的中华文明是华夏各民族勤劳智慧的结晶，是世世代代中华儿女奋斗不息的硕果。从历史来看，中华文明的形成与中华民族重史也有着极大的关系。黑格尔在其《历史哲学》中曾描述，“中国‘历史作家’的层出不穷、继续不断，实在是任何民族所比不上的。其他亚细亚人民虽然也有远古的传说，但是没有真正的历史。”中国史籍从文笔优美的编年史《左传》到纵贯古今、包罗万象的《史记》，其浩繁与精深犹如巍峨的泰山令世人叹为观止。纵观历史，古人给我们留下了丰厚的史籍资料，使我们得以窥视过去从而明智地对待现在以及未来。当今信息时代背景下，电子文件成为主要的历史记录形式，记录历史、传承文明的使命已从传统的纸质时代迈入了一个全新的阶段。《电子文件管理：理论与实务》侧重于介绍电子文件的基本理论与实践应用，重点介绍了电子文件管理各环节的应用重点及需要解决的关键问题和关键技术；对组织如何实施电子文件管理系统和如何构建电子文件管理系统也做了相应的介绍。本书力求用通俗易懂的语言、图（表）文并茂的文字说明，阐述电子文件管理活动中的一般规律，从而指导电子文件管理的实践；本书共16章，以电子文件的属性及电子文件管理活动的逻辑关系为主要线索展开。第一章、第二章对电子文件和其管理的发展史及国内外现状做了简要介绍；第三章至第五章，对电子文件的一般属性进行了总结；第六章至第十一章，根据电子文件管理活动的环节进行了介绍；第十二章介绍了组织保障及建设；第十三章至第十六章，就技术方面如何构建电子文件管理系统进行了简要介绍。最后附录了国家一些重要标准及规定，以供使用者参考。本书由王灵、王宁、桑忠喜、庞瑞英共同编著。王灵提出了编写提纲并对全书初稿进行了修改和总纂。各章编写分工如下：王灵（济南市财政局），第一章、第二章、第十二章；王宁（济南市财政局），第三章至第七章；桑忠喜（山东建筑大学），第八章至第十一章；庞瑞英（山东国子软件股份有限公司），第十四章至第十六章。本书编写得到了山东国子软件股份有限公司的大力支持，公司软件部员工任惠娟、李芳芳、张昊对系统实现及功能设计提出了建设性意见，在此一并对他们表示衷心的感谢！本书的出版得到了电子工业出版社及张迪编辑的大力支持和帮助，感谢你们！由于编者时间和水平有限，书中疏漏之处在所难免，敬请读者批评指正。    编   者2017年2月济南