识表寻踪 职场小白的Excel商务应用秘籍

本书主要以公司使用的各种Excel表格为题材，对Excel表格的解读方法、Excel表格的构成，以及Excel的功能进行详细的讲解。第1章主要讲解如何更好地阅读Excel表格。第2章和第3章主要讲解如何输入数据，搭建数据库，并对数据进行整理。第4章和第5章主要讲解如何运用已经汇总好的数据，进行分析和统计工作。第6章主要讲解如何制作报表。第7章主要讲解如何从外部获取数据。第8章主要讲解财务类表格的解读方法。第9章到第11章主要讲解如何制作可以重复使用的表格。第12章主要讲解如何打印Excel表格，以及如何进行邮件合并。

第1章 通过表格掌握工作
入职之后确认表格
表格种类过多
使用Excel制作的表格会在什么情况下出现问题？
第2章 通过汇总数据掌握更多信息
通过1件1行的数据库形式汇总公司数据
主数据库是否仅用于存储？具体用途是什么？
存储于主数据库的数据项目如何决定？
所有数据库应设置ID编号
细分输入出生日期及地址
如何从大量数据中查找所需信息？
如何毫无遗漏地准确更新？
如何优化难以直观查看标题的宽表格？
如何发现重复数据？
如何高效输入数据？
如何高效注音？
如何防止主数据库信息泄漏？
第3章 及时派上用场的数据才有意义
工作数据的汇总量逐渐增多
工作中汇总的数据库与主数据库有何不同？
能够汇总的数据类型有哪些？汇总项目是否无需考虑？
记录就是历史数据，有何用途？
将数据库制作成表
掌握表格的使用方法
没有信心能够正确地输入数据
是否允许出现字符种类不匹配？
筛选时接近相同的数据制作成许多接近相同的列表是否为Excel的漏洞？
大量数据无法实现分类统计
多页打印时，第2页没有打印标题行或标题列的问题
第4章 表格连接和数据分析
关联其他表格
表格关联是否必要？
表格的安全关联方法
关联表格的数据统计
对数据分析来说必需的是什么？
数据分析的方法有哪些？
第5章 了解数据的意义离不开统计
如何充分利用数据
在什么情况下统计是有必要的？
销售统计表是什么？
函数只在计算时使用吗？
不知道该看表的哪里
用数字表达信息不直观
将统计表放入报告时怎么做比较好？
……
第12章 既想编辑数据又想方便打印就和Word配合使用
择优选择Excel和Word来提高制作文件的效率
什么是邮件合并？
收件人标签不是只要保证寄到就行了吗？外观也很重要吗？
如何制作收件人标签？
可以只向地址簿中的一部分人寄送吗？
可以分割被整合的地址吗？
可以在Word中使用Excel表吗？
和Excel链接的Word文档打不开了！
索引

     表格关联是否必要？ 从多个表格中汇总业务所需数据。 公司内部存在各种表格。商品、客户、公司员工、资产等公司基本主数据，以及销售额、交付物、收入等业务相关事务数据。依据这些数据，可以制作账单，管理交付物或收入，还可分析数据、实施采购调整及销售活动。由此，日常业务的各种条件下需要使用数据。根据具体情况，所需表格有所差异。这种情况下，必须从各种表格中汇总所需数据。而且，这个过程在日常业务中按部就班地进行。但是，是否能够有效进行尚存疑问。 什么情况需要表格关联？ 因公司、部门及具体业务等所使用的表格也会产生差异，无法具体准确定义。在表格中数据不充分，且所需数据能够输入其他表格的情况下，表格关联能够发挥作用。数据输入工作庞大，必须反复实施。 此外，主数据是与许多业务相关的基本数据，需要实施许多处理，可以说关联的必要性很高。以下内容，介绍几种需要数据关联的情况。 复制粘贴所需数据进行统计是否可行？ Excel中包含安全关联各种表格的功能。但是，为了使用这种功能，应提前准备能够关联的表格（→第2章及第3章）。此时，为了图省事，经常复制粘贴所需数据。事实上，这样做反而会对工作造成不必要的麻烦。接下来，通过以下示例介绍存在哪些影响。 ●多余重复处理会导致生产效率降低 需要上述客户清单时，应实施销售数据复制、客户名称关联等重复操作。 ● 数据不可信 销售数据复制之后，数据的可信度降低。可能未正确复制数据，也有可能复制的数据太旧。这类问题相当深刻，通常情况下难以注意到使用了旧数据，或者数据分析时导致错误分析结果。 ● 处理需要时间 如果被复制部分使用函数，数据关联处理会对PC造成负担，甚至导致Excel运转缓慢。记录件数庞大时，可能会导致作业过程中Excel强制关闭。 ● 表格增加会导致文件管理费时 作业时需要制作表格，文件管理费时。如果许多员工制作这种表格，服务器的保存空间会充满无用文件。 表格的安全关联方法 使用Excel的关联功能。 Excel是专门用于制作表格及图表的软件，原本并没有关联表格的功能。但是，2013之后的版本增加了表格“关联”功能。“关联”是指以某个表格的某个项目为基准进行管理，并设定关系。 以前，从多个表格中汇总数据时，只能利用函数或宏。但是，通过“关联”功能可轻松完成，不需要函数或宏等相关知识。 使用关联功能时，应具备以下2个条件。 ?Excel应使用2013之后版本 ?关联的表格应表单化（→第54页） 此外，之前说过能够简单设定。但是，并不是简单操作即可，具体需要以下两个步骤。 ①对相关表单实施关联设定 ① 通过透视表制作表格 此处，对关联的设定方法进行说明。 关联需要共通项目 接近没有关系的表格之间，当然无法关联。关联的表格中，分别需要含有相同数据的共通项目。也就是说，关联表格中具有相同数据。例如，下一页的示例中，将“销售数据”和“商品主数据”相互关联就是“商品ID”。通过这种共通数据，关联各种表格。换而言之，以“销售数据”为核心，使“商品主数据”和“店铺主数据”关联。 考虑到使用方便，表格基本为1个工作表中1个表格。所以，关联的多个表格通常位于不同工作表中。即使不同工作表，只要是在同一个工作簿中，按照以下步骤就能轻易完成。 关系的设定 显示“销售数据”工作表，选择表格内的单元格?。单击［数据］选项卡的［关系］按钮?。 弹出［管理关系］对话框，单击［ 新建］ 按钮?。 在［表］下拉菜单中选择［销售数据］?，在［列（外来）］下拉菜单中选择［商品ID］?。在［相关表］下拉菜单中选择［商品主数据］?，在［相关列（主要下拉菜单中选择［商品ID］?。单击［确定］按钮后返回上一个界面。 在［创建关系］对话框里面，再次单击［新建］按钮。在［表］下拉菜单中选择［销售数据］?，在［列（外来）］下拉菜单中选择［店铺ID］?。在［相关表］下拉菜单中选择［店铺主数据］?，在［相关列（主要）］下拉菜单中选择［店铺ID］?。单击［确定］按钮后返回上一个界面，然后单击［关闭］按钮。 One Point 关联区域必须使用相同的项目名吗？ 项目名的不同不会影响［关系］的设置。然而，不一致的项目名可能会给使用者带来混乱。因此，在设置关联表格时，请使用一致的项目名。 One Point 怎样关联不同工作簿内的表格？ 当表格存放在不同工作簿中时，无法直接为它们设置［关系］。需要先为工作簿设置［连接］。［连接］可以将现在打开的工作簿与其它工作簿关联。若原工作簿内的数据发生变动，则被［连接］的工作簿内的数据也会随之更新。