高效能管理 消除庞大工作量与沟通不畅的35种笔记术

无论是刚升任部门主管的人，还是有部门管理经验的人，总是容易按照自己作为员工时期的工作方式来进行工作——无论如何自己都会想去亲自行动，于是很容易又回到了个人奋斗的状态。然而，由于同时担任着管理职务，与之前相比生产性自然会大幅下降。在有限的时间里，体力和能力也都是有限度的。一个人像推土机一样地工作，不仅会令自己身心疲惫，下属也无法获得成长，整个团队也无法创造出优良的业绩。所以，为了避免出现这种状况，必须摆脱“员工”的局限，改变工作方法。《高效能管理消除庞大工作量与沟通不畅的35种笔记术》利用大家日常在公司里都会用到的工具，如备忘录、记事簿、A4纸、便签、白板等“模拟工具”，可以消解管理工作中的庞大工作量和沟通不畅等问题，让你的工作轻松10倍！改变这些工具的使用方法，会令你的工作方式也发生转变，快速从一名员工成长为管理者。

序言
在工作中改变工具的使用方法摆脱“优秀员工”的局限
作为普通员工时曾这样使用工具！
优秀管理者工作的“三原则”
实现“三原则”的工具使用方法
第1章通过改变工具的使用方法来改变工作方式
改变工具使用方法就是改变工作方法
普通员工时期的最终目标是“自己明白”，管理者的最终目标是“全体成员理解”
普通员工时期的评价标准是“快速回复”，管理者的职责是要让“下属领会”
普通员工时期“勤恳地汇报”就会让上司放心管理者必须保证信息传达“到位”
普通员工时期用邮件传达“不好表达的事情”
管理者必须明白“邮件是传达感情的工具”
普通员工时期的工作是“重视效率”，管理者通过“重视效果”来改变工作方法
第2章把记事簿作为工作的“指挥塔”
工作日程管理同时需要模拟化和数字化两种方式
公开记事簿，让下属了解为什么进行这项工作
用对开页的记事簿俯视整个工作
下属的日程安排也要记入记事簿
制作“分配给下属的工作列表”而非“自己的工作列表”
只需看看年度计划表，便能从忙得不可开交的工作中解放出来
善用便笺和笔记的“辅助术”，有助于培养管理思维
使用邮件软件，在平面维度管理工作计划表
适时暂停工作计划以保证独处时间
【小专栏】关于部门主管待办事项清单的8点注意事项
特意将计划抄写到纸质记事簿的意义
【小专栏】为何说手写非常有效？
用一张A4纸能够管理5个星期的多项任务
手边常备公司组织结构图
第3章使“沟通”得以顺畅进行的笔记术
手写为文件资料“注入生命力”
向下属传达“数字背后的故事”
如果不能面谈，可以利用便笺进行交流
用A4纸背面做成的“手写概要”
利用“活页板报”进行团队构建
言外之意更要通过“非数字化方式”传达
与下属面谈时上司要始终做好“记录”
让团队成果在自己的办公桌上“可视化”
非数字化管理：利用“行动计划白板”抓住沟通的契机
【小专栏】人们将便签作为“给自己的信息”
第4章为繁忙的管理者自身提供帮助的备忘术
白板是制定战略方案最合适的工具
【小专栏】活用价值链的白板使用模式
【小专栏】用价值链x时间轴来制订计划
手写的“剧本”对于管理者具有超出“剧本”本身的意义
为自己准备的备忘术：使用标签、贴纸等方式记录备忘录
能够提升自我情绪管理的模拟工作术
记事簿是精神管理的不错有力工具
灵活运用待办事项表来进行精神管理的具体对策
模拟生气情绪管理——消极情感的处理方式
【编外篇】铁人三项运动也采用的模拟笔记术
后记
附录本书介绍过的一些工具的“模板集”
模板1 优秀管理者的工作指挥塔，在对开页的记事簿中对一周工作任务进行管理
模板2 使一年的“工作总体感”可视化的年度大事记
模板3 多任务管理，5周工作安排表

    改变工具使用方法就是改变工作方法
     首先，请不要误解，本书的目的并不是向大家介绍工具的使用方法。
     本书的最终目标是从管理者的视点出发，通过改变工具的使用方法来掌握经营管理的方法和思想。
     时常听到奋斗在工作一线的管理者发出这样的抱怨：“尽管工作中时刻牢记着‘上司范本’上所讲的经验和心得，但工作还是进行得不顺利。”“虽然心里很明白，但就是无法真正掌握管理岗位的工作方法。”
     如果是作为一名优秀的员工来看，这样的烦恼和抱怨可能不足为奇。
     但部门主管是因为个人能力强，在公司获得不错的评价，从而获得晋升的。这时候，几乎每一位新晋升的部门主管都会遭遇到下面的课题。
     那就是，要摆脱优秀员工的局限。
     从个人奋斗成长为团队管理者
     不是要自己行动，而是要激发出周围人的能量
     虽然自己心里很清楚这一点，但一旦达不到月末、季度末、年末的目标数字，无论如何自己都会想去亲自行动，于是很容易就又回到了个人奋斗的状态。
     结果，就又会采用与普通员工时期一样的工作方法。
     然而，由于同时担任着管理职务，与之前相比生产性自然会大幅下降。在有限的时间里，体力和能力也都是有限度的。
     一个人像推土机一样地工作，不仅会令自己身心疲惫，下属也无法获得成长，整个团队也无法创造出优良的业绩。所以，为了避免出现这种状况，就必须改变工作方法。
     那么，如何才能改变工作方法呢？
     学习作为管理者的思想准备等固然重要，但从我的切身经验来看，更为有效的做法是“改变工作习惯”。
     具体策略是，从经营管理的角度改变自己日常惯用的一些工具的使用方法。
     如果不能随时做好思想准备的话工作难以继续，但是理解并实践本书所介绍的工具的使用方法，可以掌握作为优秀管理者的工作方法及其工作要点。
     记事簿的使用、文件资料的制作、使用便笺进行沟通交流等，从管理者角度提升这些日常工具的使用方法，会帮助你从普通员工成长为优秀的管理者。
     本章将说明改变工具的使用方法会给你的工作意识带来怎样的变化。
     普通员工时期的最终目标是“自己明白”管理者的最终目标是“全体成员理解＂
     在部门主管的工作中，使用方法发生了很大变化的，是进行数值管理的Excel表格。
     Excel表格从作为普通员工开始就是不可或缺的应用。盯着排得满满的工作定额，紧握荧光笔在重要的项目上做上标记，心里预测着完成目标需要的时间……这个时期的Excel表格是为自己服务的信息管理工具。
     然而，当你一旦成为部门主管，这个工具的使用方法就发生了很大变化。
     它不仅仅要为个人服务，而且也是部门主管向团队成员传达信息的工具。不仅要让大家看到数字，还要考虑如何让团队成员正确解读这些数字，如何去实现工作目标……这是作为上司使用Excel表格时的重要目的。
     为此，就需要对输出的数据添加各种补充内容。对于重要事项要传达数字背后的故事，为了让大家理解目标的意义，需要添加解释、评论等，这样就增加了交流沟通的时间和成本。
     我当时在工作中感受到的是数字方式作为交流工具的局限性。虽然在应用上可以插入线条式的图形，也可以加入文本，但却出人意料的麻烦，比如文字会变小，会变得不完整，标注框过多的话也很难看：并且有的下属也根本不会注意到这些解释、评论……
     需要传达的内容很多，或者想区分传达内容的重要性时，仅仅依靠数字化方式来实现沟通的目的是不够的。
     例如，当你想在Excel表格的数据上表达“这很重要！”的意思时，下面哪种方法更有效呢（图1）？
     A.在数据上插入“！”“◎”符号，或者用粗体字、彩色字表示
     B.在打印出来的纸上用记号笔标记并添加“重要！”的标签
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