整理的艺术

紧张的工作、铺天盖地的信息、可怕的惰性容易使人陷入混乱，丧失热情和创造力。如果不做整理，生活就会变得一团糟。但在瞬息万变的时代，传统的整理方法早已过时。现在，不仅资料需要整理，环境、信息、生活、思维、人脉也需要整理。企业和个人也只有养成整理的习惯，转变思维、调整经营方式和成功模式，才能化被动为主动，获得成功。
本书直入正题，以亲切幽默的方式传授了90种简明实用的整理术，教读者通过建立秩序、活用新锐软件和很好数码产品等手段摆脱混乱，从而获得更高的效率、更多的创意和更好的生活。
作者以其经验证明，玩转整理并非难事，翻开这本书你就会知道。

小山龙介，1975年生于福冈县。京都大学文学部哲学科美学美术史专业毕业。曾在大型广告公司任职，随后在美国取得MBA学位。之后，成立松竹股份有限公司，他作为制作人以歌舞伎为主题成立了新事业。2010年，成立bloomconcept股份有限公司。现为名古屋商科大学大学院准教授（主讲商务模型论）、商务模式改革协会代表理事、日本能乐谣队协会理事、商务模式学会的主要负责人。拜宝生流主角方能乐师的佐野登为师，2015年参演能《土蜘》。著有《整理的艺术》系列。

前言：整理是一种工作流程设计
图解小山龙介式“无障碍办公”绝招
第一章 资料整理术集中数据、分散浏览场所
整理术01
打印的纸质资料要毫不留情地废弃
整理术02
用电子邮件共享、保管会议资料
整理术03
文件按“项目名+文件名+制作日期”的格式来命名
整理术04
用扫描仪将纸质文件变为电子文件
整理术05
扫描书籍，制作电子书架
整理术06
用Sugarsync实现“无障碍办公”
整理术07
随身携带纸质资料，实现终极“无障碍办公”
整理术08
充实参考资料，随时实现工作效率优选化
整理术09
只要是文件就全部放入Magic Briefcase
整理术10
在目的地或便利店打印必要的资料
整理术11
不关电脑电源，设为待机状态
整理术12
用在线编辑软件与他人共享文件
整理术13
用Eve―Fi自动上传图片
整理术14
重要的网页可以截图
整理术15
分类使用sD卡，传递数据更高效
整理术16
纸质资料装入透明文件夹，按时间顺序排列
整理术17
用100日元的笔记本整理信息
整理术18
集中数据、分散浏览场所
第二章 环境整理术统一环境、简化环境
整理木19
将小物品装入透明文件袋
整理术20
准备好出差用品，自如应付紧急出差
整理术21
充电全靠USB解决
整理术22
实现一物多用
整理术23
为笔记本电脑准备三个电源适配器
整理术24
家里和办公室使用同样的键盘和鼠标
整理术25
用Firefox的附加组件实现网页浏览器的个性化
整理术26
用Xmarks瞬间复制电脑运行环境
整理术27
将办公桌的右半边变成激发创造力的空间
整理术28
通过固定纸巾盒与笔筒的位置
来保持桌面井然有序
整理术29
分隔抽屉，充分利用空间
整理术30
将输入法语言栏放在电脑桌面很好的中部
整理术31
一机双屏，扩展工作领域
整理术32
将办公桌面和电脑桌面都清理干净后再回家
整理术33
统一、简化工作环境
第三章 信息整理术管理时间轴与空间轴
整理术34
扔掉书本，提高信息吸收能力
整理术35
写书评博客，制作数据库
整理术36
加原创注释，将书籍变成信息数据库
整理术37
制作杂志文章数据库
整理术38
看报纸只记数字和关键词
整理术39
用Technorati和“Hatena书签”
搜集连上司都不知道的信息
整理术40
用Rss阅读器自动收集信息
整理术41
缩印插图，制作专属于自己的词典
整理术42
将图书目录贴到笔记本上，制作图书数据库
整理术43
用手机邮件和Evemote记电子笔记
整理术44
在微博上写生活日志
整理术45
增加GPS定位功能，收集整理信息
整理术46
充分使用标签来整理信息
整理术47
用1．5倍的放映速度看电视
整理术48
用会议记录Extreme Meetings，提高会议效率
整理术49
群发邮件，使项目信息冗余化
整理术50
按金字塔原理写邮件
整理术51
管理时间轴与空间轴
第四章 生活整理术将生活常规化，再制造一些惊喜
整理术52
灵活网购，简化生活
整理术53
购买同种商品，免去挑选烦恼
整理术54
一次大量囤积，将担忧扼杀在摇篮里
整理术55
利用便利店代收快递服务，毫无顾虑地购物
整理术56
在公司收取书籍快递，提高自己的声誉
整理术57
拒绝第二次聚会的技巧
整理术58
按穿着顺序整理衣服，消除早晨的烦恼
整理术59
建立饮食模式，进行营养管理
整理术60
打扫卫生，重振精神，提高专注力
整理术61
创造家和公司以外的第三场所
整理术62
将生活常规化，再制造一些惊喜
第五章 思维整理术分割信息与整合信息
整理术63
将“不懂”的信息直接装入大脑，在无意识中进行整理
整理术64
睡前输入，睡时工作
整理术65
输出信息时，尽量集中精力做一件事
整理术66
提高创造力的ToDo列表制作方法
整理术67
统筹管理ToDo列表和邮件
整理术68
在散步中整理思维
整理术69
用香精、干花等治愈系物品转换思维模式
整理术70
换一支笔，换一种思维
整理术71
用图解整理思维的技巧
整理术72
用空格强行拓宽思路
整理术73
用思维导图将信息网络化
整理术74
用近义词拓宽思路
整理术75
给组群命名，提高一个层面来整理信息
整理术76
分割信息与整合信息
第六章 人际关系整理术链接人际关系与链接的快捷方式
整理术77
扔掉沉睡一年的名片
整理术78
交换得来的名片要立刻写上交换日期
整理术79
收到的名片要立刻扫描，以方便阅览
整理术80
将名片读取软件当名片检索系统用
整理术81
给见过面的人发送个性化的电子期刊
整理术82
在突然想起时邮寄手写信件
整理术83
为结识知名人士举办演讲会
整理术84
用Spysee掌握他人的人际关系
整理术85
制作富有个性的个人名片
整理术86
宣布自己愿意做的事情，回避自己不愿意做的事情
整理术87
给活动定主题，借此制造新闻
整理术88
当中间人，向别人介绍朋友
整理术89
链接人际关系与链接的快捷方式
整理术89+1
用POKEN交换电子名片

    整理术01 打印的纸质资料要毫不留情地废弃
     即使电脑普及程度如此之高，办公室内的纸质资料仍然堆积如山。无论现代科技怎样发达，办公室环境依旧得不到改善。急需的资料，纵使“寻它千百度”，也迟迟不愿现身，相信大家都有过如此尴尬的经历，其实我也曾经像大家一样窘迫。
     但我最终找到了扭转战局的制胜法宝，可以将这些久攻不下的资料整理问题迅速歼灭，一网打尽。我的这些制胜法宝就是接下来要和大家分享的一系列“资料整理术（资料HACK）”。只要充分利用这些制胜法宝，就一定能瞬间那些困扰大家多年的麻烦事。
     解决问题需要遵循几个步骤，现在让我们来逐一了解。首先就是“打印的纸质资料要毫不留情地废弃”。既然是打印的纸质资料，电脑中就必然保留着原始的电子文件。同时保留电子版和纸质版，毫无疑问是莫大的浪费，所以开会打印的资料在会议结束后就应该迅速处理掉。
     我听说，某企业在董事会结束后便将所有会上分发的资料统统废弃。该公司的理由是，打印的纸质资料其作用仅限于帮助董事们在董事会上作出经营决策，既然决策完毕，会议结束，一切尘埃落定，那这些资料就没有存在的意义了。对此我深表赞同，过期的资料根本没有必要再耗费精力去保存。
     但习惯是一种非常可怕的东西，人们总是会惯性地将分发的资料保存下来。这种行为并非基于理性的行为，而是单纯地基于一种习惯：“因为我以前都是这么做的”。要改变这种习惯，就要改变自己的思维方式，将“既然电脑中已保存有电子文件，再保存纸质资料就是一种浪费”这种认识实实在在地刻进自己的脑子。因此，在资料架汗牛充栋之前，大家要毫不犹豫地将打印的纸质资料扔掉。
     不过也有例外，有些打印的纸质资料确实是需要保存的，这需要我们参考电子文件判断纸质资料的去留。
     与电脑画面相比，纸质资料阅读起来的确有不可比拟的优势。阅读纸质资料既不需要打开电脑，视野也更开阔。商品数据及价格表之类的资料，有时需要多次确认，有时需要立即参考，这时若是备有纸质资料就手到擒来了，非常便利。
     但这种情况只是例外，我们原则上还是应当毫不动摇地坚持以“及时废弃打印的纸质资料”为判断标准，这样才能改善办公室环境。
     整理术02
     用电子邮件共享、保管会议资料
     尽管如此，手头只有纸质资料时，如果你也不假思索地扔掉，一点都不保存，以后还要用的时候，可能就会很麻烦。解决办法很简单，只要你拜托一下同事“我想共享会议资料，能不能把电子版的用邮件发给我？”，就可以了。
     现代人已经越来越习惯用电子邮件共享信息和资料了，所以你接近可以拜托别人不要提供纸质资料，而是把电子版发给你。这样做一点都不失礼，而且收到的电子文件不仅便于保存，还能立刻转发给其他人共享，简直是一石二鸟，非常便利。
     以前可能有人担心自己的文件被篡改或盗用，因此不太愿意提供电子文件，现在只要用PDF格式发送就没有这种后顾之忧了。如果你担心机密事项会泄露出去，再给文件加个密码就万无一失了。
     而且，如果我们大家都用电子邮件互发资料，发送记录就能作为邮件自动保存起来，我们就很清楚邮件是何时发给谁，或何时由谁发来的。这些留档的邮件都是非常重要的证据，能证明自己与别人的交流过程。
     此外，用电子邮件附件的方式互发资料，还可以将电子邮箱直接变成文件资料数据库。这种数据库非常便利。
     用电子邮箱管理文件的优点
     ①可以按时间顺序对邮件进行严格管理
     一般来说，我们每保存一次文件，其最后修改日期都会被更新，以后就看不出修改记录了。但如果是电子邮件的话，邮件的收件日期是不可更改的，因此所有文件都能严格地按照时间顺序排列。
     ②可以用发件人进行搜索
     我们可以在邮箱中用发件人来搜索文件。即使文件名相同，我们仍然可以通过不同的发件人进行区分。事实上，我们收到的很多资料，文件名都大同小异，即使以前下载过，许多时候也需要我们再次搜索邮件进行确认。
     ③参考邮件内容可以回忆起当时的状况
     查看邮件内容，我们就可以获得一些与文件相关的信息，诸如“已修改……”“已添加……”等，这样我们就能清楚地把握这个文件的状态了。这也是一种非常强大的优势，如果将文件保存到电脑中，脱离了当时交流的语境后，再了解这些文件的相关信息就相当劳神费力了。(P2-5)