OFFICE 2019完全自学教程

熟练使用Offifice软件，已成为职场人士的职业技能。本书以Office 2019软件为平台，从办公人员的工作需求出发，配合大量典型案例，全面介绍了Office 2019在文秘、人事、统计、财务、市场营销等多个领域中的应用，帮助读者轻松高效地完成各项办公事务。 本书以“接近精通Office”为出发点，以“用好Office”为目标来安排内容，全书共6篇，分为20章。第1篇包含第1章，介绍Office 2019基本知识和基础设置，帮助读者快速定制和优化Office办公环境。第2篇包含第2～7章，介绍Word 2019文档内容的输入与编辑、Word 2019文档格式的设置与打印、Word 2019的图文混排功能、Word 2019表格的创建与编辑、Word 2019排版高级功能及文档的审阅修订、Word 2019信封与邮件合并等内容，教会读者如何使用Word高效完成文字处理工作。第3篇包含第8～11章，介绍Excel 2019电子表格数据的输入与编辑、Excel 2019公式与函数、Excel 2019图表与数据透视表、Excel 2019的数据管理与分析等内容，教会读者如何使用Excel快速完成数据统计和分析。第4篇包含第12～14章，介绍PowerPoint 2019演示文稿的创建、PowerPoint 2019动态幻灯片的制作、PowerPoint 2019演示文稿的放映与输出等内容，教会读者如何使用PowerPoint制作和放映专业、精美的演示文稿。第5篇包含第15～17章，介绍使用Access管理数据、使用Outlook高效管理邮件、使用OneNote个人笔记本管理事务等内容，教会读者如何使用Access、Outlook和OneNote等Offifice组件进行日常办公。第6篇包含第18～20章，介绍制作年度汇总报告、制作产品销售方案和制作项目投资方案等实战应用案例，教会读者如何使用Word、Excel和PowerPoint等多个Office组件分工完成一项复杂的工作。

    向萍，毕业后在企业从事办公工作4年，之后在希望教育集团下属的五月花学院从事计算机技能教学工作。在此期间，曾专门对一些箭牌口香糖、仁和集团及双流飞机场等有名企业进行过团队培训。精通Office办公软件应用，具有丰富的教学经验。

第1篇 Office 2019入门篇
第1章 初识Office 2019办公软件
1.1 Office 2019简介
1.1.1 Word 2019
1.1.2 Excel 2019
1.1.3 PowerPoint 2019
1.1.4 Access 2019
1.1.5 Outlook 2019
1.1.6 OneNote
1.1.7 Publisher 2019
1.2 Word、Excel和PPT 2019新增功能
新功能 1.2.1 配合Windows 10系统
新功能 1.2.2 选项卡切换动画
新功能 1.2.3 Word朗读功能
新功能 1.2.4 Word横向翻页功能
新功能 1.2.5 Word沉浸式学习功能
新功能 1.2.6 自带中文汉仪字库
新功能 1.2.7 新函数功能
新功能 1.2.8 Excel新增【数据】选项卡功能
新功能 1.2.9 Excel获取外部数据发生变化
新功能 1.2.10 Access新增字段类型
新功能 1.2.11 Outlook新增辅助检查功能
新功能 1.2.12 Outlook收听电子邮件和文档
1.3 熟悉Office 2019
新功能 1.3.1 认识Office 2019组件界面
1.3.2 实战：新建Office 2019组件
1.3.3 实战：保存Office 2019组件
1.3.4 实战：打开Office 2019组件
1.4 自定义Office工作界面
……
第2篇 Word办公应用篇
第2章 Word 2019文档内容的输入与编辑
第3章 Word 2019文档格式的设置与打印
第4章 Word 2019的图文混排功能
第5章 Word 2019表格的创建与编辑
第6章 Word 2019排版高级功能及文档的审阅修订
第7章 Word 2019信封与邮件合并
第3篇 Excel办公应用篇
第8章 Excel 2019电子表格数据的输入与编辑
第9章 Excel 2019公式与函数
第10章 Excel 2019图表与数据透视表
第11章 Excel 2019的数据管理与分析
第4篇 PowerPoint办公应用篇
第12章 PowerPoint 2019演示文稿的创建
第13章 PowerPoint 2019动态幻灯片的制作
第14章 PowerPoint 2019演示文稿的放映与输出
第5篇 Office其他组件办公应用篇
第15章 使用Access管理数据
第16章 使用Outlook高效管理邮件
第17章 使用OneNote个人笔记本管理事务
第6篇 Office办公实战篇
第18章 实战应用：制作年度汇总报告
第19章 实战应用：制作产品销售方案
第20章 实战应用：制作项目投资方案
附录A Word、Excel、PPT十大推荐快捷键
附录B Office 2019实战案例索引表
附录C Office 2019功能及命令应用索引表

    第1 章 初识 Office 2019 办公软件 ？ Office 2019 包含哪些组件？常用Office组件的工作界面是怎样的？ ？ 与 Offifi ce 2016 相比，Offifi ce 2019 有哪些新增或改进的功能？ ？ 如何自定义 Offifi ce 工作界面，以及适合自己的办公环境？ ？ 在 Offifi ce 组件中找不到命令按钮怎么办？ ？ 如何使用【帮助】功能？ ？ 自定义功能区和选项卡的方法有哪些？ 本章将带领大家认识 Offifi ce 2019 办公软件，通过了解并运用这些功能，可以发现它给大家带来了巨大便利，发 现提高工作效率其实很简单。 1.1.1 Word 2019Word 2019Office 2019Word 20191-1工作界面如图1-2所示。图1-1图1-21.1.2Excel 2019Excel 2019是Office 2019的一个重要组件，它是电子数据表程序，主要用于进行数据运算和数据管理。Excel 2019的启动界面如图1-3所示，工作界面如图1-4所示。图1-3图1-4此外，Excel内置了多种函数，可以对大量数据进行分类、排序，甚至绘制图表等，如图1-5所示。图1-51.1.3PowerPoint 2019PowerPoint 2019也是Office 2019的重要组件之一，是一款演示文稿程序，主要用于课堂教学、专家培训、产品发布、广告宣传、商业演示及远程会议等。PowerPoint 2019的启动界面如图1-6所示，工作界面如图1-7所示。图1-6图1-7用户不仅可以在投影仪或计算机上进行演示，还可以将演示文稿打印出来制作成胶片，以便应用到更广泛的领域中。利用PowerPoint不仅可以创建演示文稿，还可以在召开现场演示会议、互联网远程会议时给观众展示演示文稿，如图1-8所示。图1-81.1.4Access 2019Access 2019AccessAccess，也可以灵活设置统计的条件。例如，Access 2019在统计分析上万条记录、十几万条记录及以上的数据时，不仅速度快，而且操作方便，如图1-9所示。图1-91.1.5Outlook 2019Outlook 2019是Office 2019办公软件套装的组件之一，主要用来收发电子邮件、管理联系人信息、记日记、安排日程、分配任务等，如图1-10所示。图1-101.1.6OneNote OneNote 是一种数字笔记本，它为用户提供了一个收集笔记和信息的位置，并提供了强大的搜索功能和易用的共享笔记本，如图1-11所示。此外，OneNote还提供了一种灵活的方式，可以将文本、图片、数字、手写墨迹、音频和视频等信息全部收集起来，并组织到计算机上的一个数字笔记本中。需要注意的是，Office 2019版本不再提供OneNote组件，但是这并不意味着无法使用新版的OneNote。今后将以UWP形式推进“OneNote for Windows 10”的应用，用户可以单独下载安装并使用OneNote进行笔记和信息记录。图1-111.1.7Publisher 2019Publisher 2019是一款专业的桌面排版软件。在Pbulisher中，可以将图片、文字等内容通过简单的拖放操作进行排版。图1-12所示的是在Publisher 2019中进行的排版。图1-121.2 Word、Excel和PPT 2019新增功能随着近期新版本Office 2019 的推出，迎来了办公时代的新潮流。Word、Excel 和PPT 不仅配合Window 10 做出了一些改变，而且本身也新增了一些特色功能。Office 2019在切换选项卡时，切换动画与Window 10相契合，看起来更加流畅。在新增了Word的朗读功能、横向翻页功能、沉浸式学习功能的同时，也丰富了自带的字体库，加入了中文汉仪字体。此外，在Excel组件中，还添加了新函数等。★新功能1.2.1 配合Windows 10系统微软在Windows 10系统针对触控操作有了很多改进，从Office 2019开始，也随之进行了适配。在即将推出Office 2019时，微软官方表示，Office 2019只能支持Window 10系统。Office 2019与之前的其他版本不同，无法在比Windows 10系统更低的系统版本中安装。因此，Windows 10系统要安装在Office 2019之前。 ★新功能1.2.2 选项卡切换动画启动Office 2019组件后，无论是 Word、PowerPoint，还是 Excel，在切换工具栏选项卡时都会出现相应的过渡动画。这在过去的Office版本中是没有的。选项卡的过渡动画让软件在使用时更有动感，减少使用者的枯燥程度，并且给人耳目一新的感觉。★新功能1.2.3 Word朗读功能在Office之前的版本中，可以通过【选项】对话框中的【自定义功能区】选项卡，添加【朗读】功能到软件菜单中。但是在Office 2019软件中，Word的【审阅】选项卡下添加了【朗读】功能，不需要用户再通过【自定义功能区】添加这个功能了。图1-13所示的是【审阅】选项卡下的【朗读】功能，单击该按钮，就可以对文档中的文字进行朗读。图1-13★新功能1.2.4 Word横向翻页 功能Office 2019软件中，Word软件增加了全新的翻页模式。除了保留之前版本中已有的【垂直】模式，还增加了【翻页】模式，即横向翻页功能。在【翻页】模式下，文档会像书本一样将页面横向叠放，甚至连翻页动画也像传统的书本翻页一样。这种翻页模式更适合在平板电脑上浏览文档。图1-14所示的是【视图】选项卡下的【垂直】和【翻页】两种翻页模式。图1-14如图1-15所示，当进入【翻页】模式时，页面变成书本样式，通过拖动下方的滑块，可以实现翻书的浏览效果。图1-15★新功能1.2.5 Word沉浸式学习功能 Word 2019中增加了【学习工具】功能，使用该功能，可以切换到可帮助提高阅读能力的沉浸式编辑状态。在该状态下还可以调整文本显示方式并朗读文本。图1-16所示的是【视图】选项卡下的【学习工具】功能。图1-16当使用【学习工具】功能，进入沉浸式学习状态时，其效果如图1-17所示。在这样的视图状态下，可以进行页面颜色调整、文字间距调整、显示章节、进行文档内容朗读等。图1-17★新功能1.2.6 自带中文汉仪 字库在使用Office 进行文字编辑、排版时，既可以使用软件内置的字体，也可以安装其他字体。在Office 2019中，微软新增了多款内置字体，方便用户排版使用。这些字体都属于汉仪字库，书法感较强，大大提高了用户排版的灵活性。图1-18所示的是部分新增的汉仪字体。图1-18★新功能1.2.7 新函数功能函数功能是Excel的重要组成功能。为了方便用户进行数据统计和计算，Office 2019增加了更多的新函数，如多条件判断函数“IFS”、多列合并函数“CONCAT”等。新函数在原有的旧函数上进行改进升级，更加方便用户使用。虽然这些函数在office 365中就出现过了，但是并没有在office 2016中得到应用。因而Office 2019将这些新函数添加到【插入函数】选项卡中，以方便用户随时调用。图1-19所示的是【插入函数】对话框中的【IFS】函数。图1-19★新功能1.2.8 Excel新增【数据】选项卡功能在Excel 2019的【Excel选项】对话框中，新增了【数据】选项卡功能。图1-20所示的是【数据】选项卡下的功能选项。在【数据】选项卡中，既可以对透视表的默认布局进行更改，也可以撤销操作步骤等。图1-20★新功能1.2.9 Excel获取外部数据发生变化 Excel可以从不同的数据源中导入数据，如从外部文本文件中、导入网页数据等。Excel 2019 获取外部数据的功能发生了一些轻微的变化，如图1-21所示，不仅增加了【自表格/区域】功能，方便获取工作中的数据，还增加了【最近使用的源】功能，方便快速获取最后导入的数据。 图1-21★新功能1.2.10 Access新增字段类型 在Access 2019中，新增了【大型页码】数据类型，这种类型的数据可以有效地计算大型数字。图1-22所示的是在建表时可选择的数据类型下拉菜单，从中可以看到【大型页码】数据类型。图1-22★新功能1.2.11 Outlook新增辅助检查功能 在Outlook 2019中发送邮件或共享文档时，可以使用新增的辅助功能检查器，以确保所发送的内容方便各类人士阅读和编辑。使用该功能，可以看到文档中的错误及解决方式，方便改进文档内容。需要注意的是，该功能位于【审阅】选项卡下，而【审阅】选项卡需要进入邮件编写状态才会出现。如图1-23所示，在邮件编写状态下，【审阅】选项卡下包含了【检查辅助功能】按钮。图1-23★新功能1.2.12 Outlook收听电子邮件和文档在收到电子邮件后，可以使用Outlook 2019的大声朗读功能来朗读邮件内容。只需将鼠标指针放到文档的开头，就可以从头开始朗读邮件。要想使用朗读邮件功能，需要在【Outlook选项】对话框的【轻松访问】选项卡下，选中【显示“大声朗读”】复选框，如图1-24所示。图1-24设置好【Outlook选项】对话框后，就可以在【开始】选项卡下选择【朗读】功能了，如图1-25所示。图1-251.3 Office 2019Office 2019 Office Office Office 2019★新功能1.3.1 认识Office 2019组件界面Office 2019延续了Office 2016的菜单栏功能，并且添加了选项卡标签切换动画，整体工作界面显得更加流畅、简洁。接下来分别介绍Word 2019、Excel 2019和PowerPoint 2019三大常用组件的工作界面。1.Word 2019的工作界面Word 2019的工作界面主要包括标题栏、快速访问工具栏、功能区、功能按钮、导航窗格、文档编辑区、状态栏、视图控制区等组成部分，如图1-26所示。 图1-26（1）标题栏：主要用于显示正在编辑文档的文件名及所使用的软件名，另外，还包括标准的快速访问工具栏、帮助、功能区显示选项，以及最小化、还原和关闭按钮。（2）快速访问工具栏：此处的命令始终可见，在一个命令上右击即可将其添加到此处。（3）功能区：主要包括【文件】【开始】【插入】【设计】【布局】【引用】【邮件】【审阅】【视图】等选项卡。（4）功能按钮：选择功能区中的任意选项卡，即可显示其按钮和命令。（5）导航窗格：在此窗格中，可以展示文档中的标题大纲，拖动垂直滚动条中的滑块可以快速浏览文档标题或页面视图，或者使用搜索框在长文档中迅速搜索内容。（6）文档编辑区：主要用于文字编辑、页面设置和格式设置等操作，是Word文档的主要工作区域。（7）状态栏：打开一个Word 2019文档，窗口最下面的条形框就是状态栏，通常会显示页码、字数统计、视图按钮、缩放比例等，在状态栏空白处右击，从弹出的快捷菜单中自定义状态栏的按钮即可。（8）视图控制区：包括常见的阅读视图、页面视图和Web版式视图按钮，以及比例缩放条和缩放比例按钮，主要用于切换页面视图方式和页面显示比例。2.Excel 2019的工作界面Excel 2019的工作界面与Word 2019相似，除了包括标题栏、快速访问工具栏、功能区、功能按钮、滚动条、状态栏、视图切换区及比例缩放区以外，还包括名称框、编辑栏、工作表编辑区、工作表标签等组成部分，如图1-27所示。图1-27（1）名称框和编辑栏：在左侧的名称框中，用户既可以给一个或一组单元格定义一个名称，也可以从名称框中直接选取定义过的名称来选中相应的单元格。选中单元格后可以在右侧的编辑栏中输入单元格的内容，如公式、文字和数据等。（2）工作表编辑区：由多个单元表格行和单元表格列组成的网状编辑区域。用户可以在此区域内进行数据处理。（3）工作表标签：通常是一个工作表的名称。默认情况下，Excel 2019自动显示当前默认的一个工作表为“Sheet1”，用户可以根据需要创建新的工作表标签。3.PowerPoint 2019的工作界面PowerPoint 2019 和Excel 2019、Word 2019 的工作界面基本类似。PowerPoint 2019 工作界面的功能区包括【文件】【开始】【插入】【设计】【切换】【动画】【幻灯片放映】【审阅】和【视图】等选项卡，其中【设计】【切换】【动画】【幻灯片放映】是PowerPoint 特有的选项卡。PowerPoint 2019 的工作界面主要包括幻灯片编辑区、幻灯片视图区、备注窗格和批注窗格等组成部分，如图1-28所示。图1-28（1）幻灯片编辑区：PowerPoint 2019工作界面右侧优选的区域是幻灯片编辑区，在此可以对幻灯片的文字、图片、图形、表格、图表等元素进行编辑。（2）幻灯片视图区：PowerPoint 2019工作界面左侧区域是幻灯片视图区，默认视图方式为【幻灯片】视图。在此栏中可以轻松实现幻灯片整张复制与粘贴，以及插入新的幻灯片、删除幻灯片、幻灯片样式更改等操作。（3）备注窗格：在PowerPoint 2019中，通过【视图】选项卡中的【笔记】按钮即可打开备注窗格。正常情况下，备注窗格位于幻灯片编辑区的正下方，紧挨着的白色区域就是备注的位置，可以直接在此输入备注文字，作为演讲者的参考资料。（4）批注窗格：在PowerPoint 2019中，通过单击【插入】选项卡中的【批注】按钮即可打开批注窗格。正常情况下，批注窗格位于幻灯片编辑区的右侧，单击【新建】按钮即可为选定的文本、对象或幻灯片添加批注，也可以在不同编辑者之间进行批注回复。1.3.2 实战：新建Office 2019组件实例门类 软件功能新建Office 2019组件的方法有多种，接下来介绍3种最常用的创建Office 2019组件的方法。1.双击桌面图标双击桌面图标新建Access 2019文件的具体操作步骤如下。 启动Access软件。在桌面上，双击【Access 2019】软件的快捷图标，如图1-29所示。图1-29 选择新建空白数据库。进入【Access】窗口，从中选择【空白数据库】选项，即可创建一个Access 2019文件，如图1-30所示。图1-302.使用右键菜单使用右键菜单创建Excel 2019文件的具体操作步骤如下。 选择新建的文件类型。在桌面上右击，在弹出的级联菜单中选择【新建】→【Microsoft Excel工作表】选项，如图1-31所示。图1-31 查看新创建的文件。此时即可在桌面上创建一个Excel 2019文件，如图1-32所示。图1-323.使用【文件】选项卡中的模板在Word文档中，选择【文件】选项卡，进入【文件】界面，选择【新建】选项卡，即可根据需要创建空白模板或带有样式的其他模板文件，如图1-33所示。图1-331.3.3 实战：保存Office 2019组件实例门类 软件功能创建了Office 2019 组件后，可以通过执行【保存】命令来保存Office组件，具体操作步骤如下。 保存Excel文件。创建Excel文件后，单击【快速访问工具栏】中的【保存】按钮，如图1-34所示。图1-34 打开【另存为】对话框。进入【另存为】界面，选择【浏览】选项，如图1-35所示。图1-35 保存文件。弹出【另存为】对话框，根据需要选择保存位置，然后单击【保存】按钮即可，如图1-36所示。图1-361.3.4 实战：打开Office 2019组件实例门类 软件功能打开Office 2019组件的方法主要包括以下几种。1.双击打开Office组件在Office组件的保存位置双击文件图标，即可打开Office组件，如图1-37所示。图1-372.从已有文件中打开新的Office组件从已有文件中打开新的Office组件的具体操作步骤如下。 打开【打开】对话框。在已有Word文档中，选择【文件】选项卡，进入【文件】界面，选择【打开】选项卡，选择【浏览】选项，如图1-38所示。图1-38 选择需要打开的文件。弹出【打开】对话框，找到需要打开的Word文件，然后单击【打开】按钮即可，如图1-39所示。图1-39