行政管理实操从入门到精通

模块清晰。全书分为三大部分，即岗位职责、管理技能和专业技能。通过学习岗位职责部分，行政管理人员可以了解到本部门的职责权限以及自身的工作内容；通过学习管理技能部分，行政管理人员可以掌握在工作中需要用到的各种管理知识；通过学习专业技能部分，行政管理人员可以学到本岗位需要掌握的各种实操技巧和方法。 365天，每天一个知识点。本书的亮点是把行政管理人员需要掌握的各项技能分解到365天当中，形成了365个知识点。行政管理人员可以每天学习一个知识点并将其运用于工作之中，直到掌握所有知识点。 精心设计了生动、活泼的对话。本书每一章的章前都设计了一段A经理与Q女士的对话，在对话中简要归纳了本章的重点知识，极大地方便了读者的阅读与学习。 提供了大量图表、范本和案例。本书含有大量的图表，还设置了“经典范本”“实用案例”等栏目，对相关知识点进行了丰富和拓展，便于读者的阅读和使用。 实操性强。本书充分考虑到现代人工作节奏快、压力大的特点，在编写时尽量做到去理论化、注重实操性，以简洁的方式描述所有知识点，尽可能满足行政管理人员希望快速掌握行政管理实操技能的需求。 随书赠送 150个行政管理实用图、表、案例、范本，行政管理人员可以拿来即用，直接应用于日常工作中。

   行政管理侧重于组织内部的秩序管理，通过这种秩序管理，促进企业更好地开展管理工作，更顺利地实现目标。

《行政管理实操从入门到精通》介绍了行政管理人员的岗位职责、管理技能及专业技能，详细阐述了企业行政管理体系建设、行政管理、企业会议管理、企业物资管理、文件管理、企业安全管理、员工食宿管理、行政费用控制、企业文化建设等行政管理工作涉及的实操技能及工作要点。书中含有大量的图表，同时还提供了“经典范本”“实用案例”等栏目，对相关知识点进行了丰富和拓展，读者可以随学随用。

本书是行政管理从业人员的岗位工作指南，适合各类组织的行政管理人员、基层行政人员以及相关培训机构阅读和使用。

管理顾问，世界城市智慧工程技术（北京）研究院研究出版中心主任,中国就业促进会大学生就业能力提升项目专家组成员,全国职业能力测评中心指导师。 拥有20多年的企业现场管理及咨询经验，擅长各类现场改善、现场管理技术及国际标准管理体系的辅导和培训。 曾向众多知名企业提供各类管理体系及现场改善的辅导和培训，曾经辅导过五峰酒店、活宝鲜生餐饮、建业物业、中棱环保、庞巴迪等企业及其供应商。

   第一部分岗位职责

第一章行政部的职责2

行政管理人员只有了解行政部在企业中所处的位置、职责权限、日常工作流程以及与其他部门的关系，才能顺利地开展工作。同时，行政管理人员还应明确一年的工作安排，这也是其岗位职责的一个重要组成部分。

第一节行政部的职责权限3

001行政部在企业中所处的位置3

002行政部的职责权限3

003行政部的工作流程4

004行政部与其他部门的关系5

第二节365天工作安排6

005国家法定节假日6

006计算常规工作时间6

007采用阶段工作法7

第二章行政管理人员岗位须知9

行政管理人员需要明确自身的岗位要求以及工作内容。岗位要求对行政管理人员的任职提出各种条件，只有达到这些条件，行政管理人员才能胜任工作。工作内容则是行政管理人员的工作事项和必须了解的内容。

第一节行政管理人员岗位要求10

008个人形象要求10

009心理素质要求10

010专业知识要求11

011个人能力要求11

012职业道德要求12

第二节行政管理人员的工作内容12

013日常管理工作内容12

014专业管理工作内容13

第二部分管理技能

第三章基本管理技能16

基本管理技能是行政管理人员在日常管理工作中需要用到的一系列技能，如制订工作计划、进行有效授权、开展沟通工作等。行政管理人员只有掌握了这些基本管理技能，才能高效地开展工作。

第一节制订工作计划17

015工作计划的格式与内容17

016工作计划的制订步骤18

第二节汇报工作和下达指示19

017向上级汇报工作19

018听取下级汇报工作19

019向下级下达指示20

第三节进行有效授权21

020授权的要素构成21

021授权的误区21

022常用的授权方法22

第四节日常沟通管理23

023了解常见的沟通方式23

024了解常见的沟通障碍24

025明确沟通方法24

026向上沟通注意事项24

027水平沟通注意事项25

028向下沟通注意事项25

029需要立即沟通的情况26

030掌握倾听的方法27

第四章自我管理技能29

行政管理人员不仅要掌握基本管理技能，还要做好自我管理工作。自我管理包括个人形象自检和自我反思。通过形象自检，行政管理人员能更好地展现个人形象；通过自我反思，行政管理人员可以获知个人失误，及早作出改进，取得更大的进步。

第一节个人形象自检30

031男士形象自检内容30

032女士形象自检内容31

第二节自我反思32

033了解自我反思的内容32

034做好自我反思记录33

035自我反思推广运用33

第三部分专业技能

第五章企业行政管理体系建设36

为使企业的行政工作规范化、程序化、制度化，进一步加强管理和协调，明确办公程序，提高办公效率，促进企业战略目标的实现及各项业务的发展，行政管理人员必须关注企业行政管理体系的建设。

第一节企业行政管理体系概述37

036行政管理体系的功能37

037行政管理体系的职能37

038行政管理体系的任务37

039明确行政管理的目标38

040设计行政权力架构39

041行政管理技术体系39

042行政管理事务体系39

043行政组织体系39

第二节行政管理制度建设40

044行政管理制度的组成及内容40

045行政管理制度的编制程序40

046行政管理制度编写的内容要求43

047行政管理制度编写的格式要求43

048行政管理制度的修订流程44

049行政管理制度的废止45

050行政管理制度的督导执行45

051行政管理制度的评审47

052行政管理制度的存档管理48

053行政公文管理制度的内容48

054办公用品管理制度的内容49

055档案管理制度的内容49

056会议管理制度的内容49

057后勤事务控制制度的内容50

058文件控制制度的内容50

059记录控制制度的内容50

060企业文化控制制度的内容51

第三节行政管理流程优化51

061流程分类51

062流程管理组织及职责52

063流程的新建或优化52

064流程文件的审核签发53

065流程的实施执行54

066流程运行的监控检查55

067发文管理流程57

068收文管理流程58

069请示管理流程59

070出差申请流程60

071出差汇报流程61

072请假申请流程62

073来电管理流程63

074公告管理流程64

075用车申请流程64

076车辆维修管理流程65

077档案借阅流程66

第四节OA办公系统建设66

078OA办公系统建设的目标66

079OA办公系统常见功能模块68

080OA主页面功能模块及导航功能模块设定69

081OA办公系统的建设模式69

082OA办公系统的建设流程70

083选择软件供应商的要点71

084OA办公系统管理软件的选择步骤72

085OA运行过程中的资源分配及权限界定73

086OA各模块维护和内容的日常更新73

第五节行政人员配备74

087行政部的设置74

088大型企业行政部常见架构74

089中小型企业行政部常见架构75

090行政部经理岗位说明76

091保安主管岗位说明77

092门卫值班保安员岗位说明78

093巡逻保安员岗位说明79

094清洁主管岗位说明80

095清洁员岗位说明81

096食堂主管岗位说明81

097厨师岗位说明82

098宿舍主管岗位说明83

099宿舍管理员岗位说明84

100司机岗位说明85

101前台接待员岗位说明86

102办公室文员岗位说明86

103网络管理员岗位说明87

第六章行政接待管理89

行政接待是日常行政管理工作的重要内容，对宣传企业形象、扩大企业知名度起着非常重要的作用。

第一节常规接待事务管理90

104接待工作的基本要求90

105接待规格划分90

106常规接待程序91

107接待室的准备91

108预约访客来访接待92

109无预约接待93

110接待各类参观人员93

111接待下属企业来人94

112接待与企业有业务往来的人员94

113接待新闻记者94

114接待前来洽谈业务的人员95

115接待上级检查机构96

116接待外宾96

117外宾接待注意事项96

118做好来访登记工作97

第二节行政接待礼仪管理98

119接待人员仪表要求98

120接待人员手势要求98

121递送物品礼仪要求98

122接待人员语言要求99

123迎接客人礼仪要求100

第七章企业会议管理101

通过定期或不定期地召开各类会议，企业可以有效促进信息传递，保证工作顺利开展。行政部是企业会议的主要管理部门，因此，行政管理人员应带领部门人员做好每一次会议的管理工作，确保所有会议顺利进行。

第一节会议筹备管理102

124认识企业常见会议102

125确定会议议题102

126制定会议方案103

127制定会议费用预算103

128拟定会议议程103

129确定与会人员名单104

130拟定会议日程与时间104

131选择会议场所105

132会议文书资料准备106

133准备会议用品106

134布置会场107

135拟定会议通知108

【经典范本01】会议通知108

136做好会前审核工作108

第二节会议期间的管理工作109

137会议签到109

138接待与会人员110

139管理会议资料110

140跟踪会议进程111

141做好会议记录111

142会议保密措施111

143保障现场通信畅通112

144协助做好新闻报道工作112

145举办会议活动113

146做好会议后勤工作113

147处理会议突发事件114

第三节会后管理工作114

148检查会后现场114

149清理会后现场114

150评估会议115

151收退会议文件116

152对会议文件进行立卷归档117

153催办落实会后事务118

154处理会后其他事务118

155制作会议简报119

156会议费用报销120

第四节会议成本控制121

157建立会议审批制度121

【经典范本02】××公司会议审批制度121

158精简会议数量122

159控制各类会议频率122

160提升会议质量122

161推行候会制度123

162做好会议应急预算124

第八章企业物资管理125

企业物资种类繁多，一般包括各类印信、证照、办公用品、办公设备和车辆等。这些物资都是企业的财产，行政管理人员应充分了解这些物资，并在日常工作中对其进行有效管理，确保企业物资得到正确的使用和保管。

第一节企业印信管理126

163企业印章的种类126

164刻制印章126

165启用企业印章127

166选择印章保管人员127

【经典范本03】印章保管委托书128

167建立印章台账128

168日常使用印章129

169停用企业印章130

170旧印章的存档和销毁130

171介绍信的类型131

172介绍信管理要点131

173使用介绍信时的注意事项132

第二节办公用品日常管理132

174提出办公用品采购申请132

175制订办公用品需求计划133

176办公用品采购134

177办公用品发放管理134

178办公用品领用登记135

179设专人保管办公用品135

180定期盘点办公用品136

181管理工作服136

182管理工号、工作证138

第三节办公设备管理138

183日常办公设备采购138

184新旧设备交替采购139

185制作办公设备管理卡140

186编制办公设备管理一览表141

187建立故障维修机制142

188完善设备报修记录142

189处理办公设备报废事务142

第四节企业车辆管理143

190购入新车辆143

191制作车辆管理卡144

192日常车辆使用管理144

193车辆使用登记145

194车辆日常运行记载146

195司机的日常管理工作146

196司机违章事故处理147

197车辆油卡管理148

198私车公用管理149

199购车补贴管理149

【实用案例】××公司中高层管理者购车补贴规定150

200车辆日常保养与维修151

201车辆报废换新152

202办理企业车辆保险153

203处理人身事故153

第九章文件管理154

企业在日常经营过程中会产生大量文件，这些文件真实反映了企业各方面的经营状况，对企业正常运行有着非常重要的价值。行政管理人员应充分了解企业文件的分类方法，加强文件管理工作，尤其要重视电子文件的管理工作。

第一节文件收发管理155

204明确文件收发岗位职责155

205文件的签收155

206文件的分拣156

207文件的登记157

208文件的内部分发157

209文件的寄发158

210国内外传真的收发工作159

第二节文件归档管理160

211文件的搜集160

212文件的整理161

213文件的归档162

214文件立卷的要点162

215文件立卷的方法163

216文件立卷的调整163

217文件的防护164

218文件的利用166

219文件的销毁166

【经典范本04】文件销毁工作规范167

第三节电子文件管理167

220有关电子文件的术语167

221电子文件管理体制和职责169

222电子文件收集积累170

223电子文件鉴定172

224电子文件归档的要求173

225电子文件归档步骤174

226归档电子文件的移交175

227归档电子文件的保管175

228电子文件的迁移176

229电子文件的利用177

230归档电子文件的鉴定销毁177

231电子文件统计、分析177

第十章企业安全管理178

安全是一切工作的基础，没有一个安全的工作环境，任何工作都无法正常开展。行政管理人员的安全管理工作包括消防安全管理、日常安全管理、突发事件处理以及网络安全管理。

第一节消防安全管理179

232消防安全管理要点179

233配备基本消防设施179

234消防器材定位与标识180

235经常开展消防检查工作180

236及时整改消防隐患182

237定期开展消防演习工作182

238做好消防档案管理工作183

第二节日常安全管理184

239明确保安主管工作职责184

240明确保安人员的工作职责185

241开展安全巡视工作185

第三节突发事件处理186

242突发事件的类别186

243突发事件的危害187

244建立突发事件应急预案体系187

245建立突发事件管理机构187

246突发事件预测、预警188

247突发事件处理流程188

248做好奖惩工作189

249突发事件危机公关189

第四节值班安全管理190

250划分值班管理责任190

251值班事务处理注意事项190

252明确值班纪律要求191

253做好值班日程安排191

254节假日期间值班管理192

255夜间值班管理193

256值班工作登记管理194

257值班津贴与奖惩管理195

第十一章员工食宿管理196

食宿是企业为员工提供的后勤保障。企业只有做好了食宿管理工作，才能使员工无后顾之忧，放心地投入工作中。食宿管理主要包含伙食管理和住宿管理。

第一节员工伙食管理197

258员工加餐管理197

259员工餐卡管理198

【实用案例】××公司员工餐卡管理规定198

260员工伙食补贴管理199

261员工餐厅日常管理199

262员工餐厅计划管理200

263餐饮原材料管理201

264员工餐厅销售管理202

265餐厅设施卫生管理202

266食品卫生管理202

267员工个人卫生管理203

268开展卫生检查工作203

269开展伙食意见调查工作204

【经典范本05】员工伙食意见调查表204

270选择餐厅外包模式205

271餐厅外包服务商的选择206

第二节员工宿舍管理207

272员工宿舍的分类207

273设立员工宿舍管理员207

274员工宿舍管理方法208

275员工宿舍分配管理209

276新员工入住手续办理209

277在职员工入住手续办理209

278员工调房（床）管理210

279员工租房补贴管理210

280租房补贴的申请细则211

281员工宿舍钥匙管理211

282员工宿舍物品管理212

283员工宿舍服务管理212

284员工宿舍安全管理212

285员工宿舍防盗管理213

286员工宿舍消防管理213

287员工宿舍卫生管理214

288在职员工退房管理214

289离职员工退房管理215

290员工住宿档案管理215

291明确员工应遵循的事项216

292明确取消住宿资格的原因216

293开展宿舍检查工作217

第十二章行政费用控制220

企业在日常运营的过程中会产生一些行政费用。行政管理人员作为企业行政事务的负责人，必须严格控制各项行政费用，以降低经营成本，增加效益。

第一节行政费用预算控制221

294行政费用的类别221

295制定预算管理制度221

【经典范本06】预算管理制度222

296编制年度费用预算223

第二节日常行政费用控制224

297公务费用控制办法224

298消耗品费用控制方法225

299电话费控制方法225

300能源费用控制方法226

301纸张费用控制方法226

302差旅费控制办法227

【实用案例】××公司差旅费标准227

303业务招待费控制229

304交通费控制230

第三节节能减排管理230

305建立节能管理小组230

306掌握节能减排要点231

307划分各部门节能减排职责231

308加强用电管理工作232

309加强用水管理工作232

310加强车辆燃油管理工作232

311使用新型节能产品233

312开展节能减排宣传工作233

313开展节能减排培训工作233

314节能减排检查与考核233

第十三章企业文化建设235

企业文化建设工作是行政管理人员日常工作的一个重要组成部分。企业文化建设工作包括员工活动管理、企业网站建设、企业宣传栏管理以及企业内刊管理四个方面。通过开展这四个方面的工作，行政管理人员可以为企业创造良好的工作氛围，使企业获得长远的发展。

第一节企业文化建设规划236

315企业文化建设的内容236

316企业文化建设的时机237

317企业文化宏观建设的实施步骤238

318企业文化建设实施的阶段步骤239

319企业文化建设实施的微观步骤239

320企业文化建设的方法240

321企业文化建设规划的内容242

322企业文化建设规划的写作242

【经典范本07】××实业有限公司企业文化2014-2018年建设规划243

323制订企业文化建设年度工作计划248

【经典范本08】企业文化建设××年度工作计划250

324企业文化建设项目的种类255

325企业文化建设项目计划的内容255

326企业文化建设项目的制定过程256

【经典范本09】企业文化手册编制计划257

327企业文化活动的内容259

328企业文化活动的类型259

329专项企业文化活动（任务）方案的类别260

330专项企业文化活动（任务）方案的制定步骤261

【经典范本10】××实业有限公司员工文化活动方案263

331综合性企业文化建设活动的策划266

【经典范本11】企业文化宣传活动方案267

332专题性企业文化建设专项

活动（任务）的策划268

【经典范本12】企业文化知识竞赛活动方案269

333单位（部门）企业文化建设活动策划272

第二节开展企业文化培训活动274

334企业文化培训计划的时间统筹274

335企业文化培训课时的长度掌握275

336企业文化培训的频率275

337参加企业文化培训的对象275

338明确企业文化培训的内容275

339企业文化培训的内容要有层次277

340企业文化培训的形式要灵活多样277

341充分利用各种机会开展企业文化培训277

第三节员工活动开展与管理278

342日常员工活动分类278

【实用案例】××公司员工活动安排表278

343开展员工庆生活动279

344给员工送生日礼物279

345生日活动费用预算280

346管理员工活动室280

347组织成立员工俱乐部282

348明确俱乐部管理人员职责282

349员工俱乐部活动意向调查283

【经典范本13】××员工俱乐部活动意向调查表283

第四节企业宣传管理285

350各部门对于宣传工作的职责285

351宣传的渠道及内容285

352宣传工作实施要领286

353宣传栏的设置286

354宣传栏的使用与管理287

355宣传栏的规划287

【经典范本14】宣传栏规划方案287

356企业文化墙的建设289

【经典范本15】企业文化墙建设方案290

第五节运用企业网站展示企业文化291

357网站内容规划291

358网站设计要求292

359网站管理人员设置292

360网站的更新与维护293

第六节运用内刊推动企业文化建设293

361内刊内容和栏目的策划293

【经典范本16】企业内部报纸内容和栏目策划方案294

362设置内刊编辑部296

363明确内刊的内容要求297

【经典范本17】稿件奖励办法297

364做好稿件登记工作298

365内刊的发放298