企业文档管理

崔淑琴、李艇主编的《企业文档管理》是高职高专文秘专业的教材，也可以作为企业文秘部门，档案管理部门从业人员自学的参考书或工具书。本书主要阐述了企业秘书岗人员如何对企业文档进行科学、高效的管理，以充分实现企业信息在企业活动中应有的支持作用。本书根据时代及行业的发展，对第一版书中的部分内容进行了修订，使全书更具科学性和新颖性。

本书是在2010年初版的基础上修订而成。本次修订删除了在现代企业文档管理中过时的内容，增加了对文档管理的新要求、新规范。对书中的案例也做了大量的更新与完善，以期增强案例的指导性与借鉴意义。本书的修订满足了高校对教材使用的要求，也与企业对文档管理的要求相吻合，以增强该书的实际指导意义。

总序
第二版前言
前言
1企业文书与档案管理
1.1企业文书与档案概述
1.2企业文书工作与档案管理
1.3企业文书与档案管理的工作机构
1.4企业文书工作人员与档案管理人员的素质要求
本章小结
习题与训练
知识链接
2企业现行文书及其形成
2.1企业文书概述
2.2企业党群工作和行政管理文书的形成
2.3企业产品科技和基建设备文书的形成
2.4企业生产技术和经营管理文书的形成
2.5国家标准公文格式自动排版系统
本章小结
习题与训练
知识链接
3企业文书的管理工作
3.1企业文书管理概述
3.2企业文书的运转与积累
3.3企业文书的整理
3.4企业文书的归档
本章小结
习题与训练
知识链接
4企业档案的收集与整理
4.1企业档案的收集
4.2企业档案的整理
4.3企业档案目录的编制
本章小结
习题与训练
知识链接
5企业档案的鉴定、保管与统计
5.1企业档案的鉴定
5.2企业档案的保管
5.3企业档案的统计
本章小结
习题与训练
知识链接
6企业档案的开发利用、检索与编研
6.1企业档案的开发利用
6.2企业档案的检索
6.3企业档案的编研
本章小结
习题与训练
知识链接
7企业档案的开发利用、检索与编研
7.1企业档案现代化管理方法
7.2企业档案现代化管理技术
本章小结
习题与训练
知识链接
8中外合资、合作经营企业与中小型企业档案管理的特点
8.1中外合资、合作经营企业档案管理的特点
8.2中小型企业档案管理的特点
本章小结
习题与训练
知识链接
9企业特殊载体档案
9.1企业特殊载体档案的特点与分类
9.2企业声像档案的管理
9.3企业电子文件的形成与归档
9.4企业电子档案的管理和利用
本章小结
习题与训练
知识链接
10企业文档管理软件的应用
10.1知识管理需要企业文档管理软件
10.2使用企业文档管理软件新建文档管理项目
10.3企业文档管理软件档案管理操作步骤
10.4操作结果测评
本章小结
习题与训练
知识链接
附录
附录1公文处理工作条例
附录2中华人民共和国档案法
附录3中华人民共和国档案法实施办法
附录4电子文件归档与管理规范（GB/T18894—2002）
附录5档案库房技术管理暂行规定
附录6企业档案管理规定
附录7广东省中外合资、合作经营企业档案管理规定
参考文献

    ③在进行工作总结、鉴定、验收时，同时总结、鉴定、验收文件材料的完整、准确、系统等质量情况。
     ④在购置或引进设备开箱时，档案部门参与开箱验收工作，验收随机文件。
     （2）把文件材料的形成、积累工作列入有关部门和有关人员的职责范围。主要指在科技人员的岗位责任制之中，把文件材料的形成、积累工作作为科技人员业务技术考核的内容，或可设置专职或兼职人员做好文件材料的积累工作。专、兼职人员的职责是：
     ①负责协助项目负责人督促、检查本项目在进行过程中文件材料的登记、积累、保管和整理工作。
     ②负责日常的借阅管理工作。
     ③协助项目负责人做好文件材料最后阶段的整理、鉴定、编目等工作，并负责审查组卷质量。
     ④负责向档案机构移交文件材料或案卷的具体工作。
     （3）抓住薄弱环节，促进文件材料的积累工作。文件材料积累在企业活动过程中，普遍存在着一些薄弱环节。活动开始阶段，常因为各种原因（如人员不足、基础不牢、准备不足及制度不全等）致使文件材料的积累工作出现困难，这就形成了文件材料积累工作的薄弱环节。因此，在一项活动的开始阶段，就应做好文件材料的积累工作。
     4.1.2企业文件材料的归档
     企业文件材料的归档是指企业内部各业务部门和所属单位，将各项活动中形成的、具有保存价值的文件材料，按归档制度移交给企业档案机构集中保存的过程。归档是企业文件材料结束现行使命向企业档案转化的标志。归档转变了文件材料的性质，使文件材料转变为档案。归档工作是文件材料管理的最后环节，档案工作中与此相对应的流程性环节是档案的收集。因此，企业文件材料归档与企业档案收集，基本围绕同一个对象展开，是一项完整工作的不同方面。企业档案的收集主要根据各企业制定的“归档制度”来完成，其含义是企业各业务部门按照归档制度的要求，将各类文件材料向企业档案机构（档案室、档案馆、档案信息中心等）归档移交；从另一角度讲，它是企业档案机构依据归档制度的规定接收各业务部门的归档。这是在正常情况下收集工作的收集形式和主要方法。