(5)经济业务事项所涉及的会计科目及其记账方向。
(6)经济业务事项的金额。
(7)记账标记。
(8)所附原始凭证张数。原始凭证是编制记账凭证的根据,缺少它就无从审核记账凭证正确与否。
(9)会计主管、记账、审核、出纳、制单等有关人员签章。
(四)记账凭证的编制要求
1.基本要求
记账凭证的主要作用是将经济信息资料转化为会计语言。由于记账凭证是登记账簿的直接依据,它的填制是否正确将直接关系着账簿登记的质量。因此,编制记账凭证要按照有关规定进行,其基本要求如下:
(1)记账凭证各项内容必须完整。
(2)记账凭证应连续编号。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的,可以采用分数编号法编号。
(3)记账凭证的书写应清楚、规范。相关要求同原始凭证。
(4)记账凭证可以根据每一张原始凭证填制,或根据若干张同类原始凭证汇总编制,也可以根据原始凭证汇总表填制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。
(5)除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外,其他记账凭证必须附有原始凭证。所附原始凭证张数的计算,一般以原始凭证的自然张数为准。与记账凭证中的经济业务事项记录有关的每一张证据都应当作为原始凭证的附件。
一张原始凭证所列的支出需要由几个单位共同负担时,应当由保存该原始凭证的单位开具原始凭证分割单给其他应负担的单位。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容。
(6)填制记账凭证时若发生错误应当重新填制。
四、会计凭证的传递与保管
(一)会计凭证的传递
会计凭证的传递是指从会计凭证的取得或填制时起至归档保管过程中,在单位内部有关部门和人员之间的传送程序。
会计凭证的传递一般包括传递程序和传递时间两个方面。
在制定合理的凭证传递程序和时间时,通常考虑以下几点:
1.规定传递程序要根据经济业务的特点、企业内部的机构设置和人员分工情况以及管理上的要求等,使有关部门既能按规定手续处理业务,又能利用凭证资料掌握情况,提供数据,协调一致。同时还要注意流程合理,避免不必要的环节影响传递速度。
2.确定传递时间。要根据有关部门和人员办理业务的必要手续时间,确定凭证的传递时间,时间过紧会影响业务手续的完成,过松则影响工作效率。
3.建立会计凭证交接的签收制度。各环节应指定专人办理交接手续,做到手续完备、严密,责任明确。
(二)会计凭证的保管
会计凭证的保管是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。
对会计凭证的保管,既要做到完整无缺,又要便于翻阅查找。其主要要求有:
1.会计凭证应定期装订成册,防止散失。
从外单位取得的原始凭证遗失时,应取得原签发单位盖有公章的证明,并注明原始凭证的号码、金额、内容等,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后,才能代作原始凭证。若确实无法取得证明的,如车票丢失,则应由当事人写明详细情况,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后,代作原始凭证。
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