微软简单沟通方法与技巧

日本微软精英的亲身实例和丰富经验为基础
涵盖邮件、聊天、电话、会话等各种工作沟通情境
化繁为简、一语中的——掌握诀窍，沟通其实很简单

在节奏快速的当今世界，人人的时间都很宝贵，商务职场更是如此，往往几分钟的时间就可以发生翻天覆地的变化，如何快速简洁地处理事情变得极为重要。
不管是获得上司的批准，还是做工作汇报总结，不管是与对方谈判，还是向别人做推介，想要明确表达自己的想法并让别人接受，都需要良好的沟通能力。泽圆著的《世界500强高效沟通方法与技巧》就将从这些方面出发，结合具体实例，针对性地教给人们实用有效的沟通方法与技巧，从而在同样有限的时间里收货更多的成就。

泽圆Madoka Sawa，日本微软株式会社微软技术中心中心长。立教大学经济系毕业。在生命保险的IT子公司工作后，在1997年进入微软(现在的日本微软)。从信息共享顾问做到自由销售SE。之后，又先后担任竞争对策专门营业团队经理、门户网站和协作小组经理、云平台营业本部长等职务。
在面向客户的“微软会议”产品的推介投票中连续2年荣登靠前，通过高超的推介手段使原本利用其他公司产品和旧版本的客户转头订购本公司上亿的产品，得到全世界的10万名微软员工中只有12人获赠的“Chairman'sAWard”，做过多次以“沟通”“推介”为主题的企业研修讲师。

第一章  对苦于沟通之道者的五点建议
01  从发现自身的价值开始
不要总是埋怨“讲话技巧”或者埋怨“对方”
常常问问自己是谁
对自己的了解不能太“马虎”
自我检讨时应该采取“主观+客观×2”
02  扬长避短
尽力发挥自己的强项
思考自己的哪些强项是别人需要的
尽量用简短的语言表达做事的理由
尝试教导自己
03  站在第三者的位置考虑事情
从“第三者的角度思考”可以提高沟通的成功率
简单地表达“奇思妙想”
04  将应该做的事情简化为“只能这样做”
直接突出本质
避免多余的添加
05  选择通俗易懂的语言
避免“让对方猜测的语言”
多使用“体言结句法”
换成英语考虑看看
第二章  能打动领导的邮件编写技巧
01  电子邮件的作用正在发生着变化
成为打破“时间”“距离”“语言”障碍的工具
正在向“大容量的通信工具”转变
正在加强对信息泄露风险的管理
02  不仅要“被读”，还要让对方“理解，并有所行动”
清晰地表达你希望对方做到的事情
邮件名一定要具体
通过标点符号和换行来简短长句子
避免重复使用同一个词语
使用显眼的符号提高邮件的可见度
标注“对方可获得的益处”
03  让“老头子”首肯的邮件编写方法
继续练习上下的“投球”技巧
要让对方觉得“值得读”
开始就写出“最直接的目的”
逻辑要清晰
理由要充分
分条书写不要超过三个
事实和个人想法分开写
要取舍可以传达的事实和不需要传达的事实
数字要准确到小数点后一位
语言表达要正确
避免逃避的姿态
不在邮件里直接陈述内幕
04  避免使用否定性语言
不要在邮件里传达负面的情绪
避免夜里写邮件并发送邮件
泽先生视点1  国际规则：“不发言的人，也就是沿用的人”
第三章  结合实际成绩的聊天技巧
01  “聊天”是加快工作速度的不错工具
随时随地都可以交流
提高回答的效率
了解对方的在线状态
不要占用对方太多的时间
可以跟多人同时交谈
自己要掌控全局
不要传错话
02  不要给考虑的机会，优选现场就能敲定
连一分钟都不要耽搁
为了保证会议上可以顺利通过，请采用“聊天”的方式
自如地使用“在线事前协商”
杜绝“事后报告”
只有与国外的商谈才采用“聊天工具”继续跟踪
03  报告用语要简洁，尽量使用柔软易接收的语言
“结尾格式”要统一
熟练运用“适合对方状态、简单明了、容易理解”的句子
泽先生视点2  比尔？盖茨的“思考周”
第四章  吸引人看下去并接受的交谈技巧
01  要明白机会稍纵即逝，不可再来
不要忽视面谈
即便是日常的交谈也要用心对待
02  模拟练习应对反击或者反对意见时的对策
了解自己的思考方式和思考习惯
利用“中间一次的询问”保持自己的冷静
想好回击的话语
03  通过沉默、倾听和讲话让对方产生信任
要善于倾听对方
“不插嘴”，“多附和”，让对方安心
04  通过提问方式添加两个想传达的信息
交谈中可以通过提问和回答来引起兴趣
提问时的语言和信息可以多些
05  事先准备好“决定性台词”
整理好自己的讲话逻辑和措辞
尽量避免缺乏具体性的言语，要清楚的表达事实与感想
06  避免使用“否定语”，可以反问
粗心大意的话是致命伤
为了体谅对方的心情，“请避免使用否定语”
尽量用肯定语言迂回进攻
第五章  可以顺利地向外国人或者小孩子等任何人进行推介的技巧
01  切忌依靠讲话技巧或者手势动作来进行掩饰
不要过分依赖于辅助的技巧
不要什么都讲．没有针对性
02  推介的内容容易理解吗?
要突出你所推介的内容
耍设身处地的换位思考
03  要坚持一种精髓就是“为对方的将来考虑”
这是否是接近为对方考虑周到的信息?
要让对方了解”使用后有何改变”
摸清对方的真正想法
向听者描述一个幸福未来的画面
04  穿插比喻
采用比喻方式，避免思考的停顿
加深理解
加深印象
营造愉快的氛围
换位思考
05  始终保持一种推介演说模式
将自己从头到脚完整的录下来
脑海里反复思索这个推介演说
一定要端正站姿
学习超市店员的礼貌用语
与一起乘电车的人进行视线交流
06  指引推介演说成功的四个关键
利用冷场的自我介绍测量距离感
准确定位台上的位置
添加两个暗示
发言中不要留下遗憾和后悔
结尾语

    01电子邮件的作用正在发生着变化
    成为打破“时间”“距离”“语言”障碍的工具
    我刚入社会的时候，虽然电子邮件已经存在了，但在生意场上并不普及。当时，谁也不会想到有“它会取代电话和传真”。
    但是，电子邮件这种工具并不是电话等常用沟通工具的替代品，而是接近颠覆了生意场上的“挑战三要素”。这“生意场上的挑战三要素”是我概括的，就是指在各个领域的商业活动中影响结果的三大障碍――“时间”“距离”“语言”。
    比如说制造业，为了消减成本，大多会在离日本很远的劳动力便宜的国家设立工厂，进行加工制造。那么就会出现这样的障碍，不能立刻往返（距离），有十几个小时的时差（时间），跟当地人无法沟通（语言）。
    “这三个障碍，可以全部消除吗？”
    于是就出现了电子邮件，有了它之后，电话以及当面不能解决的事情全都轻松搞定了，接近消除了“挑战三要素”这个障碍。
    通过电子邮件，可以随时随地联系，不再为距离和时差而烦恼，而且，通过使用翻译引擎或者翻译软件，更解决了语言不通的麻烦。
    只是，目前商业的速度越来越快，仅仅靠电子邮件已经有些吃力了。
    正在向“大容量的通信工具”转变
    然而，比较过去和现在，优选的不同就是电子邮件使用的通信环境在不断地变化。
    现在使用的机器以及通信环境已经比10年前的容量大太多了。
    所以，一封电子邮件所传送的信息量早己大幅度增加，也不再像以前那么在意附件的大小了。
    代替了电话和传真来收发信息的电子邮件，现在接近成了传递资料的工具。
    正在加强对信息泄露风险的管理
    在用电子邮件发送资料的时候，虽然大大提高了便利性，但相反也存在着高风险。
    比如：电子邮件的错误发送。
    如果将要发给A公司的文件一不小心发给了对手的B公司那就糟糕了。一旦发送就不能撤回，这种情况也是时有发生的。
    而且，从安全方面来看，PDF文件也是很容易感染病毒的。
    以前，格式太大的PDF文件是没办法在个人间频繁地收发的。但是，如今通过智能手机就能够阅览，不用再考虑OS，可以很轻松地收发。
    目前，根据经济产业部的“目标型网络攻击的事例分析和对策报告”（信息处理推进机构，2012年）显示，超半数以上的病毒感染报告都是Adobe Reader的脆弱性造成的，很多都是PDF文件被插入了病毒。
    例如，陌生人发了一封名为“会议记录附件”的电子邮件给你，一旦你打开了添附的“会议记录．pdf”就会被感染病毒，只是当时你可能发现不了。
    实际上这时病毒己侵入，之后会在你不注意的时候，将你的重要信息通过网络传出。
    这样的感染案例平时很好多。所以在经常收发信息的现在，不深入了解一点电邮知识还真是不行的。
    但是，现在基本上都是电子邮件担当了“收发资料”的工作，那么就有可能也连带着让收信方承担大量的信息泄露的风险，所以必须要注意。
    电子邮件本身就是“需要高度IT专业能力的工具”，所以首先就应该好好地了解相关知识。
    P47－51