超级整理术

  

超级整理术是一种不依靠很好的才能和坚强的意志力，不依靠高学历，不依靠超强的记忆力，只要按设定的规则去做，就人人都可以做到的让工作效率大幅度提升的简单工作方法。
它整理的对象是纸质文件、办公桌、电脑文件、邮件、大脑信息、时间，整理的目的是为了提高工作效率。
通过整理，您会变得思路清晰，工作更有实效；工作之余有更多的时间可以自由支配。
它，还能帮你协调人际关系。

(日)泉正人，同时经营不动产门户网站、咖啡店等5家企业；每年读书300本以上，经常去听讲座、上英语口语班、打高尔夫；每个月都去海外视察旅行、演讲，经常在世界各国举办公益性讲座和研讨会；写出了多本畅销书。
·他获得麻省理工大学斯隆商学院行政管理硕士学位设立了日本优选的独立金融教育机关――日本金融学习株式会社，与朋友共同创建了海外日本人商业网（JBN）。
·他著有《理财素养》《超级工作法》《金钱的大脑训练》《成功投资力的磨练方法》等畅销书。在日本广受欢迎。
·今天，他来到中国，专为你我提高工作效率。他叫泉正人。

一、为什么我们需要整理
1.整理的目的是为了提高工作效率
以“高效工作”为目的并且实践性很强的整理术
2.不擅长整理，会拖住事业的后腿
不擅整理人群的常见倾向
整理不需要能力
哪些人适合读此书呢？
只要进行整理，就不会白做功
整理的效果
多出来的时间该如何利用
整理工作时尝试引进“设计规则”理念
3.“超级整理术”的内容
整理的对象是什么
只要设计了规则，不需要记忆力
规则越简单越好
赶紧开始整理吧
二、关于文件和办公桌的整理
1.如何利用整理术创造出好的工作环境
把时间花在找东西上很可惜
不要花费时间去记“东西放在哪里了”
学会“丢弃”很重要
用后归还原位很重要
尽量不打印纸质文件
2.及时整理资料是为了有效利用信息
文件资料分为“正在办理状态”和“已办、需保存状态”
“正在办理文件”和“需保存文件”的整理方法
统一大小和形状
把操作中的文件放进透明文件夹中
托盘的使用方法
重要的已办文件用大文件夹保管
需要暂时保管的东西
3.使办公桌成为舒适的工作地
合理配置办公桌上的空间
有时可以不收拾
4.关于书籍、杂志与名片的整理
已读完的书，做好摘录
把其中有用的内容剪下来后杂志就可以扔了
定期整理名片
5.再次弄清楚整理的目的
仔细想想整理的目的
三、关于电脑与电子邮件的整理
1.充分使用电脑的功能
这个时代，IT知识很重要
把电脑当作自己的“外脑”
把信息集中在一台电脑内
笔记本电脑里该存些什么
用“谷歌桌面”搜索信息
2.管理电脑内信息时也用“超级整理术”
文件夹要大致分类
文件的起名方法很重要
桌面要整理清爽
为正在办理的文件设一个文件夹放在桌面上
备份资料也要整理好以降低风险
3.输入信息时也要制定规则才能实现高效率
信息靠量取胜，应大量吸收
博客的近期新信息用“RSS订阅”收集
定期阅读杂志收集信息
阅览电子杂志时用别的软件
收集信息时要确定主题
用eMemoPad摘录信息
用TODO记录想定期回顾的信息
会议记录也应制定规则，使之更有使用价值
用“日经Telcom2”收集报纸上的信息
4.邮件也用“超级整理术”迅速处理
邮件只读一遍，然后立即回复
早回复，对方也会尽快处理
已读邮件用“分类项目”进行整理
四、关于大脑信息的整理
1.忙碌时脑中一片混乱
不确定事项太多，脑中容易混乱
把头脑清空吧
2.把将要做的事全部记录在TODO上
事无大小，尽量多地记录在TODO上
用OUTLOOK管理TODO
3.争取把工作委托给他人
委托他人时的参考基准是“小时工资”
4.用检查目录进行整理会更高效
无论谁都适用的规则
5.开会也要设定规则
全体参会人员都应知晓会议议题
当场做好会议记录并发送给参会人员
6.用规则来判断开展一项新事业的可能性
用检查目录来整理新创意
7.制定了规则就要并持续地遵守
如何才能执行并持续遵守规则
8.提高积极性的措施
五、关于时间的整理
1.用“超级整理术”改变时间的性质
时间的性质发生了变化
2.利用TODO整理时间
设定任务周期
创意也保存进TODO
规则也保存进TODO
根据TODO不慌不忙地开展工作
有效利用空暇时间
3.创造可以集中思想的环境
一定要有“能够努力工作”的时间段
4.打电话也要提高效率
5.人生的一半时间被工作充满
后记

    第二节 及时整理资料是为了有效利用信息
    我们身边会有很多纸质文件，如：企划书和提案书、参考资料、合同、账单、宣传册等等，这些是我们办公环境的重要组成部分。无论电脑和“无纸化办公”多么普及，信息流通仍然离不开这些纸质文件。所以，如何科学地收纳它们，是一项重要的整理技能。
    但也无需考虑得太复杂。凡是过于复杂的事，一般都很难坚持，整理也一样，为了不半途而废，我介绍的整理术都很简单。
    先准备下列几样工具吧：
    ②托盘
    ②透明文件夹
    ③口袋式的透明文件夹
    ④小文件柜（或抽屉式的小信箱）
    ⑤大纸盒
    有了这些工具，再分三个步骤进行整理，只要您迈出第一步，后面就很简单了。
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