零失误工作法

这是一部教你如何避免失误的大全集！11个主题、160个方法，让你走出工作的困境、转败为胜！任何失误都可以通过小方法轻而易举地避开。任何被忽视的小细节都会成为你工作成败的关键！

如果您有下面提到的这些问题，请别犹豫，立刻阅读本书。健忘，经常丢东西迟到不管确认几遍，总是会有遗漏的地方不擅长数据的管理想说的忘记说，想问的不记得问……同样的失误反复发生，你终于意识到，你不仅逐渐地失去了他人的信任，也失去了属于自己的成功。本书针对时间和日程管理、收拾整理、手账笔记备忘的窍门、数据整理方法、任务处理、拟制文件、信息搜集等11个主题，详细解读并提出明确的改善方法，从根本上预防并避开你在工作中反复出现的失误，让你走出工作的困境，转败为胜！

中岛孝志，日本东京人，毕业于早稻田大学政治经济学系，获得美国南加利福尼亚大学硕士学位。曾在出版社工作，后独立创业。广泛活跃于多个领域，兼任经营顾问、经济评论家、记者、作家、出版人、大学及商贸学校讲师等职务。主办原理原则研究会（东京、大阪、名古屋、博多、出云、札幌、新潟）、松下幸之助经营研究会。他的演讲、讲座在银行、企业，尤其是外资企业当中广受欢迎。 日更博客（http://www.keymannet.co.jp/）。主要著有《会做事的人“不必做”的清单》《能人的论语》《超译：为善知恶的韩非子》（上述三部收录于三笠书房《智慧生活文库》），《笔记活用术》《记事本200%活用术》《巧妙提问成就成功人生》《会简化工作的人升职更快》《4点起床》等畅销图书，累计销量超600万册。

CHAPTER1时间和日程管理
1计划安排要分为“未定”“暂定”“确定”三个阶段
2以“30分钟为单位”安排日程
3利用谷歌日历进行“一元管理”
4在计划和计划之间留出Buffer
5沟通日程安排时要“加上星期”
6指定会面地点要“准确”
7要在“确定的那一瞬间”把计划记录下来
8要在“确定的那一瞬间”进行预订
9“提前一天”规避额外风险
10用“秒表”计算工作所需时间
11“准备”也要列入计划
12设定“目标时间”
13把握“上司的日程安排”
14时刻准备“第二方案”
CHAPTER2收拾整理
15文件资料要“竖放”
16文件要“分色”管理
17使用“定位器”，不再丢东西
18恰当使用“纸质化”和“电子化”文件
19离开座位时要把“桌面清空”
20给抽屉上锁
21在办公桌旁边准备一个“垃圾桶”
22制定“要保留的物品”“要处理的物品”的标准
23每月进行一次“整理”和“丢弃”
24拍摄“整理完毕状态”的照片
25最后的存货要放在“其他地方”
26制作一张出差时的“物品清单”
27把随身行李整理为“一件”
28利用“内袋”整理箱包
29携带“箱包防水罩”
30在手账里夹入一张“备用名片”
31利用“云服务”管理名片
32务必携带“充电器”“充电宝”
33利用“风琴式收纳盒”归拢管理票据
CHAPTER3手账·笔记·备忘的窍门
34成为“笔记狂”
35为了“忘记”记笔记
36有助于记忆的“插图记录法”
37始终写在“新的一页”
38使用“简称”快速记笔记
39记录“说过什么”
40给“生词”列一个清单
41记录“经管笔记”
42工作中断时要记录“进展笔记”
43不会忘记姓名和长相的“特征笔记”
44使用“精装笔记本”
45记手账时不要用“可擦笔”
46在手账最后记录“常用信息”
47“不同事项”换用不同的笔记本
48保存“电子版”笔记本
CHAPTER4数据整理方法
49确定“只有自己知道密码规则”
50要具备“高度的安全意识”
51利用“云端”管理数据
52利用“OneNote”统一保存文字、音频、视频
53“每3年”更换电脑
54不要把“文件”放在电脑桌面
55“备份”邮件
56保留“修订历史”
57把文件夹控制在“3层以内”
58给文件名加上“日期”
59固定“查收邮件”的时间
60电脑和手机回复时要有所区别
61利用“已读”防范发送错误
62第一步添加“附件资料”
63一封邮件只写一件事
64引用时一定要检查“姓名”“日期”
65重要的录音录像要有“两手准备”
CHAPTER5任务处理
66Todo清单：确定“轻重缓急”
67Todo清单：随机应变进行“替换”
68按照“重要程度”“紧急程度”给工作分类
69从“三个角度”判断轻重缓急
70为占比两成的重要工作倾尽全力
71按照“工作进度”分类
72埃米特法则：抛弃“完美主义”
73将“相同类型的工作”一网打尽
74困难工作要在“一大早”的时候完成
75一次只做一件事
76把不擅长的工作“交给别人”
77在截止期限的“前1天”完成工作
78工作刚起步时可以先干“5分钟”
79平衡工作的“数量”和“压力”
CHAPTER6拟制文件
80用红色字标出“替换部分”
81修改“一处”，复查“全部”
82充分利用“添加辞典”
83利用“校对功能”打造完美无缺的文章
84不要用手机编辑“长文”
85发送文件要用“PDF格式”
86邮寄前要进行“备份”
87能够迅速验算的“末位计算”
88使用“任何时候都通用”的问候语
89报价单要注明“有效期”
90要了解合同上的“三类日期”
91不盖“舍印”
92利用“自动保存功能”
CHAPTER7信息搜集
93通过“多个来源”确认信息
94不看“转载”网站
95进行“信息排名”
96不要附和“流言”
97不要从第1页开始读书或看资料
98摒弃“自以为是”
99“及时”更新个人信息
100首因效应：不要过分相信“获取的第一条信息”
101近因效应：不要仅凭“近期新信息”做判断
102启发法：不要幻想用“同一个方法”解决所有问题
103晕轮效应：要特别留意“醒目特点”
104不要总是“随大流”
105不要隐瞒“信息”
106分开汇报“事实”和“意见”
CHAPTER8健康管理
107制作“每日安排”模板
108制定健康“管理规则”
109写出压力来源
110要有“能够倾诉烦恼的人”
111利用“可穿戴设备”监控健康状态
1121年做1次“体检”
113记录“饮食笔记”
114“休息”同样要有计划性
115每月“放空的一天”
116在无法专注的时候“打个盹”
117制作“睡眠日志”
118严格区分“工作”和“休息”
119不要熬夜/189
120不要工作到“体力极限”
CHAPTER9沟通交流
121通过“切换工作”保持适度的紧迫感
……

     零失误1 计划安排要分为“未定”“暂定”“确定”三个阶段 #“放鸽子”#日程“撞车” 并不是所有的计划都是板上钉钉。有的是“等待回复”，还有的是“正在协调”。务必要将待定事项也一丝不苟地写在日程表上，否则可能会造成日程安排“撞车”。 计划包括“未定”“暂定”“确定”三个阶段。“未定”表示月内或周内正在征询对方意愿，“暂定”表示已经圈定备选日期正在等候对方选定，“确定”表示已经预约成功。 一旦忘记了未定和暂定计划，也就是把待定事项抛在了脑后，又重复安排了其他的计划，这样在工作安排上就会出现“放鸽子”或“撞车”的情况。 “未定”和“暂定”也要放进日程表 未来两三天的计划肯定是忘不了的，但如果是要管理一个月以后、半年以后的计划，想必就力不从心了。因此，未定和暂定也要认认真真地记在日程表上。 不过，记是记下来了，但却无法区分待定和确定，所以不同的阶段要用“颜色区别”。 #“放鸽子”#日程“撞车” 比方说，“确定”用黑色，“未定”用红色，“暂定”用蓝色。像这样用颜色加以区别，再根据阶段进程逐步调整颜色。如果是用手账记事，可以用三色圆珠笔来写，如果用的是日程管理APP或其他软件，那么选用带有能够给计划设置颜色功能的软件就可以了。 零失误2 以“30分钟为单位”安排日程 #时间分配错误 时间白自流逝是一个令人痛心疾首的错误。其他错误尚可亡羊补牢，唯有时间一去不返。 要养成精心统筹安排的好习惯，杜绝浪费时间。一个行之有效的方法是以30分钟为单位制订计划。 不少人制订洽谈计划时都会按照小时来计算时间。可是，并不是所有洽谈都需要至少一个小时的时间。如果只是简单的情况报告，30分钟左右足矣。 明明该谈的都已经谈完了，但制订的洽谈计划是一个小时，那么剩下的时间可能就用来东拉西扯了。这就是在浪费时间。原本就应当约定为30分钟。 也要让对方“珍惜时间” 如果我方珍惜时间，对方也会如此。假如对方觉得“这是个争分夺秒的人呀”，那么对方提出的会谈方案也同样会以30分钟来计算。 不仅洽谈如此，也请您带着“真的需要这么长时间吗”来思考，重新审视一下会议、发布会、报告会等各种各样的计划安排，按照所需最短时间来安排日程。 零失误3 利用谷歌日历进行“一元管理” 我的日程安排统统利用“谷歌日历”来管理。同步电脑和智能手机数据后，只需在其中任意一个录入日程安排，两者便都可以随意查阅。 我曾经也用过手账，但实在是太麻烦了。确定日程之后记在手账上，然后为了让所有的计划一目了然还要再誊写到挂历上。甚至还要在台历上再写一遍。如果计划有变，就不得不全部涂改一遍。这让我不胜其烦，我在寻找一个“一步到位”的解决方法时，遇到了谷歌日历。 再没有比一元管理更方便的办法了。不仅节省时间，还不会出现任何差错。如果手账、日历什么的一哄而上，那么日程管理很可能会出现疏漏。 例如，挂历常常出现在眼前，因而格外醒目。看到挂历，心想“今天没安排呀，干点儿什么好呢？”忽然无意中看到翻开的手账上赫然写着“下午一点开会”。这就是计划写在了手账上，但却没有写在日历上所造成的失误。 通过“一元管理”降低风险 使用谷歌日历能够随时随地对计划进行一元管理。无须担心“是不是忘记了计划变更”。也可以让我们的精神更加放松。 #“放鸽子”#日程“撞车”#迟到 如果出差期间得知约定取消，可以立刻在智能手机上取消计划。电脑端的日历自然也会相应变更。倘若是东一个计划西一个计划，势必会忙中出错。只要塑造出“只用这一个”的状态，就可以零失误。 当计划时间临近时，谷歌日历还有提醒功能。这个功能能够防止沉浸在眼前的工作而导致遗忘下一个计划的情况，十分方便。 还可以根据自己的喜好一键选择年、月、周、4天、每天等日历视图。我在录入时使用的是周视图，而在查阅计划时则切换至月视图。 此外通过“扩展功能”，还可以进行“查看下一计划前的剩余时间”“更改文字和背景颜色”等个性化的设置。一起探索新的功能，让自己的日历用起来更加称心如意吧。 P3-7