高效会议管理 如何召开高质量的会议

提到开会，很多人会产生“麻烦”“浪费时间”“无聊”“没有意义”的感觉。你参加会议时，也有这样的感觉吗？“为什么开会？我不太明白……”“我实在不擅长在会议上掌控局面……”“会议总是朝着没有目标的方向乱跑……”“虽然做出了决断，但感觉没有得到认同。”“决议阶段总是以单方面的传达方式结束……”“会议结束之后，局面并没有什么改变……”……针对这些会议管理中的常见问题，本书提供了具体详细的解决方案，旨在帮助企业的领导者或一些创业小团队的管理者重新认识会议并掌握召开高效会议的策略和技巧。因此，如果你在召开会议的时候遇到问题不知如何处理，或者召开会议的效果不佳，那么请打开这本书，你一定可以从中找到解决问题的方案，使得你以后召开的每一场会议都是高效会议。

梁叶，清华大学厚德教育研究院数字化管理特聘专家，有着20多年人力资源管理及培训实战经验，拥有英国剑桥大学高级人力资源管理资质、人力资源和社会保障部人力资源服务资质，著有《进阶：从HR到BP的修炼之道》。

第1章 为什么你的会议冗长且无效
01你的会议零效果吗
02导致会议冗长且无效的4个问题
03这次会议真的需要开吗
04开会只是进行信息共享吗
05会议的决策权明确吗
06一定要达到100%满意才能形成决议吗
07例行会议只是例行公事吗
第2章 高效会议的8个基本动作
01确定会议议题和议程
02明确会议结束的条件
03做好会议时间的分配
04使讨论的内容可视化
05提出自己的主张
06促进会议中的对话
07回顾会议目标并形成决议
08会议后跟踪决议的执行情况
第3章 会议前的9项准备工作
01检查会议议题是否有内容
02选择必要的与会人员
03准备会议的相关资料
04确定会议时间
05确定会议场所并提前布置
06设计合理的会议流程
07明确会议注意事项
08至少提前24小时发布会议通知
09会前5分钟全面检查
第4章 会议中的11个运营策略
01迟到的人不要等，按时开始
02开始30秒就设定终点
03分解会议主题，提高决策速度
04按照步骤推进会议进程
05把计时的工作交给专人
06尽量让每位与会人员都发言
07贯彻逻辑性的讨论：“结论+依据”
08区分意见的3个回应策略
09讨论“不行”的意见
10尽量排除“复杂的决定”
11会议中就要做好会议记录
第5章 促进讨论的9个对话技巧
01讨论开始时如何破冰
02营造愉快的讨论氛围
03打开对话的三大原则
04调控与会议主题无关的讨论
05让所有人的意见可视化
06 20多岁的人如何参与讨论
07 30多岁的人如何参与讨论
08 40多岁的人如何参与讨论
09 50多岁的人如何参与讨论
第6章 快速形成决议的8个决策技巧
01所谓好的决策就是快速的决策
02掌握自己的决策权
03对会议中的意见进行“断舍离”
04不受“谁说的”影响
05不要为了抢时间而仓促决策
06提高共鸣和干劲的决策技巧
07形成会议决议的三大要点
08决议=结论+下一步行动计划
第7章 会议后的6个执行策略
01会议记录一定要当天发放
02提高缺席者执行力的方法
03提高执行力的“进度管理”方法
04执行中跟踪行动
05定期反馈，及时修正决议执行中的问题
06执行到底的决心
第8章 如何召开30分钟的例会
01为什么一定要开例会
02例会原则上应该控制在30分钟以内
03贯彻会前提交议题
04明确此次会议要“决定什么”
05例会的决议一定要包含“下一步”
06“确认进度”的注意事项
第9章 如何召开15分钟的问题解决会
01为什么要开15分钟的会议
02从针对主题的“提问”或“提案”开始
03交替进行“提问+回答”
04在问题解决会上不要“否定”
05会议负责人需要不知道“答案”
06问题解决会后的跟踪很重要

     （摘自本书第41页至第45页文字内容） 第2章高效会议的8个基本动作 04 使讨论的内容可视化 常见会议讨论内容的呈现形式是会议负责人按照议程口述。这种方式很容易让与会人员对会议内容失去兴趣，产生疲倦感，进而导致会议低效甚至无效。所以，使会议讨论的内容可视化也是高效会议的基本要素之一。 这里的可视化是指利用图表、白板、文稿演示工具（如PPT）或视频等方式，将讨论的内容呈现出来，让与会人员不仅听得见，还看得见。这种更加形象具体的内容呈现方式，能够有效激发与会人员的兴趣，使他们能够更加积极地投入到会议讨论中，进而促进会议高效地进行。 （1）图表呈现 图表是指可以直观地展示会议内容中的信息，能够使与会人员对信息的直观感受更加深刻的图形结构，是使会议讨论的内容可视化的一种工具。 通常来说，如果会议内容中涉及以下2个要素，那么便可以采用图表的形式呈现。 一是数据。以口述的方式表达数据，很难让与会人员记忆和理解，而采用可视化图表展现数据的效果就不一样，它能够让与会人员更加直观地理解数据的信息。如不同部门的绩效数据可以用一张柱状图进行对比呈现，如图2-1所示。 呈现数据除了可以用柱状图，还可以用饼状图、条形图、面积图等。 例如，用于显示所统计内容占总量的比例时可以用饼状图；用于表示离散型数据资料,即计数数据时可以使用条形图；用于强调数量随时间而变化的程度时可以使用面积图。 具体使用哪种形式的图表呈现数据内容，需要根据数据的性质及会议负责人想通过数据表达的观点而定。 二是内容结构之间存在一定的逻辑关系。内容结构之间可能存在的逻辑关系包括递进关系、演绎关系、并列关系等。例如，会议议程的各项内容之间属于递进关系，那么可以使用一张流程图呈现会议议程，如图2-2所示。 除了流程图，也可以用循环图、层次结构图、关系图、矩阵图等。 例如，表示阶段、任务或事件的连续序列时可以使用循环图；用于显示组织中的分层信息或上下级关系时可以使用层次结构图；用于比较或显示两个观点之间的关系时可以使用关系图；用于以象限的方式显示部分与整体的关系时可以使用矩阵图。 具体使用哪一种图表呈现内容的结构，需要根据内容结构的具体逻辑关系以及会议负责人想通过内容表达的观点而定。 通过图表的形式呈现内容能够有效辅助与会人员快速处理信息，理解信息，接收信息。只有与会人员接收到信息，讨论才能有效进行，才能产出有效的会议决议。所以，如果内容可以用图表的形式呈现，那么就要尽量用图表的形式呈现。 但要注意的是，图表的作用是为了辅助与会人员接收信息，而不是为了展现自己的专业技能。简单地说，图表不能设计得过于复杂、专业，应当使用简单的、利于与会人员理解的图表呈现内容，这样才能凸显可视化图表的意义和价值。 （2）白板呈现 白板是指白色金属板材制成的书写平面，是一种办公用品，也是可以使会议讨论内容可视化的一种工具。 在传统会议上，与会人员习惯记录对自己有利或相关的内容，与自己相关度不大的内容，与会人员会自动忽略。这样会导致每个人记录的重点内容不一致，以及得出的会议决议不一致。利用白板呈现内容则可以有效避免会议中出现类似的问题。 具体来说，白板在呈现会议讨论的内容中主要有以下4个作用。 一是突出核心内容。会议负责人可以将会议的重点内容、关键词等记录在白板上，如会议的主题。这样才能引导与会人员围绕核心内容、关键词展开讨论，能够有效避免偏离会议方向的问题出现。 二是展示内容的结构关系。前面我们提到可以用图表呈现内容，但是图表也需要借助一定的工具呈现，白板就是一个很好的呈现图表的工具。会议负责人可以借助白板呈现图表，使得与会人员可以更加直观地接收信息，提高信息的传递效率。 三是可以实时记录一些有创意的想法。在与会人员讨论的时候，会议负责人可以在白板上适时记录他们提出的较有创意的想法。这样做既可以避免遗忘一些有创意的想法，又能够表达对与会人员讨论结果的尊重，还可以进一步激发与会人员讨论的积极性。 四是引导与会人员按照既定的会议议程推进会议。管理者可以将会议议程呈现在白板上，每进行到一个环节就在白板上标记并记录相关信息，这样更有利于按照既定的会议议程推进会议。而且会议结束后，还可以利用白板上记录的议程和相关信息对会议进行回顾、复盘，巩固与会人员对会议内容的印象，突出会议价值。 （3）PPT呈现 PPT是文稿演示工具，也是工作中较为常见的可以使内容可视化的一种工具。 越来越多的会议负责人在开会的时候会使用PPT演示会议内容，因为PPT能够让会议内容更加清晰明了地呈现在与会人员面前，让与会人员能够轻松地了解会议的内容。 但是，PPT并不是将会议内容进行简单堆砌，制作一份高质量的能够对会议起到良好辅助作