学会开会

◆本书旨在解决所有企业管理者都在面对的效率难题——组织会议。企业和员工每天都要忍受大量的会议，而这项巨大的时间投资却只能产生有限的回报，书中分享的会议组织科学将提供了具体可行的实践方法，帮助企业管理者在保留会议优势的同时，消除混乱、冗长、形式主义等弊端，实现“会议增效”。◆本书适合所有具有组织会议需求的人群阅读，包括但不限于大小团队负责人、管理者，人力资源主管，培训讲师等。◆百事、强生、英特尔等五百强名企管理者盛赞的会议原则。作者提出的缩短会议时长、改变会议形式、调整会议规模等解决方案皆源自基于实际情况的合理推论，并结合了对谷歌、亚马逊等很好公司的考察结果。

美国一项调查表明，员工每天要忍受5500万次会议，而这项巨大的时间投资却只能产生有限的回报，任何一个组织都无法避免对会议的抱怨：参与度低，浪费参与者的时间……大多数公司和领导者都把糟糕的会议视为企业运转不可避免的成本，但管理者应该振作起来：研究人员已对会议成功的关键驱动因素有了清晰的了解。在本书中，世界知名企业研究员、顾问史蒂芬·G.罗格伯格从广泛的研究、分析和数据挖掘中汲取经验，并对不同行业的5000多名员工进行了调查访问，以分享行之有效的实践方法，帮助管理者和员工提高会议质量。对于组织和参与会议的人，本书都提供了直接的指导和宽慰，帮助人们即刻改变当下的工作状态。

史蒂芬·G.罗格伯格博士，组织科学、管理学和心理学教授。因其杰出的国内、国际和跨学科贡献被授予北卡罗来纳大学夏洛特分校“校长教授”的头衔。发表百余篇论文，研究议题包括团队效率、领导力、敬业度、员工福利、工作会议和组织研究方法等，并以其对会议科学的研究获得2017年洪堡奖（Humboldt Award）。其研究在公共电视台、广播电台、报纸(如《华尔街日报》《华盛顿邮报》《伦敦卫报》等）和杂志（《国家地理》《福布斯》等）上进行了报道。研究与教学之外，罗格伯格还为IBM、微软、宝洁、西门子等名企提供咨询服务。创立并指导了两个大型的外展活动，专注于非营利组织的有效性，为400多家非营利组织提供服务。

推荐序
前言
第一部分会议准备17
第一章会议多的让人头痛／19
一、为何会有如此多的会议？／25
二、我们为会议投入了多少钱？／27
三、科学研究有何发现？会议有用吗？能否高效利用会议时间？／29
四、何为真相？／32
五、自查：你把会议的投资回报优选化了吗？／32
第二章放弃会议？不，应科学地解决会议问题／37
一、我们需要开会，我们需要满足关键需求的会议／39
二、何为会议科学／41
第二部分源于事实的领导策略47
第三章镜中自我或是错觉／49
一、自我认知的偏见／50
二、回到会议领导力上来／52
三、组织如何提升领导的自我认知／54
四、领导们怎样才能提升会议领导力／56
五、你想看到怎样的自我形象／62
第四章48分钟会议／71
一、有时间，就填满／73
二、缩减会议时长需经深思熟虑／75
三、超快会议／79
四、开短会的注意事项／85
五、开短会的最后一个原因／87
第五章暗藏玄机的议程／91
一、像规划婚礼一样规划会议／93
二、构建议程：会议应该包含哪些内容／94
三、构建议程：流程很关键／97
四、守时还是不守时？／100
五、分担会议责任并分配议程事项责任人／103
六、为议程事项匹配方案104
第六章越大型的会议越糟糕／109
一、反对大型会议：实际案例／111
二、从考虑会议目标开始／114
三、会议规模：经验法则／114
四、小小会议，让人失意／116
五、在不伤害感情的前提下减少旁听者／117
第七章别总舒服地坐在椅子上／127
一、座位的能量超乎你的想象／129
二、散步式会议／132
三、站立式会议／138
第八章在会议一开始就排解负能量／143
一、为何需要积极情绪／144
二、营造间隔感／146
三、调整会议流程，维持参与感及正能量／151
第九章别再说了／161
一、整体可以优于部分／162
二、静谧之路：书面头脑风暴／167
三、沿着静谧之路继续前行：默读／173
第十章远程电话会议上的糗事儿／179
一、远程会议，难以如意／180
二、如何协调一个嘈杂的音频环境／182
三、不同的会议结构／185
第十一章如何学会开会／193
一、规划和预期／195
二、准备工作／195
三、会议心态／200
四、积极的协调／201
五、反思／203
六、底线／205
结语利用科学，超越科学／207
工具／219

     第一章 会议多的让人头痛 我要开的会简直太多了。 ——几乎是每个公司、每个员工的心声 每当我跟别人提起自己在研究会议时，总会听到他们关于会议的“吐槽”，比如：“我只是坐那儿听着”“想知道什么是糟糕的会议吗？来我们这儿待一天吧”“我们这儿还有‘会中会’呢”“你有必要研究一下我们公司的会议，这是很好的反面教材”。媒体报道大多也是类似的论调，比如《哈佛商业评论》（Harvard Business Review）就有一篇名为“别再疯狂地开会了”（Stop the Meeting Madness）的文章。出于好奇，我以“太多会议”为关键词在网上搜索了一下，发现了20多万条信息。 “过多的会议会抑制生产力和士气——《企业家》”——然而，我常见到初创公司因为安排了太多会议而导致生产力萎缩，同时员工也因为开会无法完成自己的工作。当生产力下降时，公司的盈利就会出现问题…… “会议泛滥？一招搞定——《福布斯》”——作者：马谭·格里菲尔（Mattan Griffel）。两年来，我仅在每周三安排开会。最近，我跟朋友分享了这个策略，几周后，他给我发来消息：“太感谢你了，每周仅开一次会简直太管用了。” 于是问题就产生了：我们每天要开多少会？这个数字会随时间推移呈上升趋势吗？虽然可以简单回答“要开很多会”“数字是上升的”，但我们还是需要更深入地研究这个问题。首先，要想确定数量，必须先厘清它的定义。通过对“会议”下定义，我们就能够更系统地研究全球会议数量。 “工作会议”指的是两名或两名以上的公司员工为了一个特定的目的而进行的集会，该目的与组织或集团的运作相关（比如引导、知会、管理、规范）。集会的形式可以是单一的（如进行一场视频会议），也可以是混合的（如大多数人是面对面沟通，另有一人通过电话沟通）。会议通常需要提前规划（公布会议信息），且正式或非正式地由其中一位与会人员来主持。会议可以非常简短（5分钟），也可以开一整天。 基于威讯（Verizon）、微软（Microsoft）、斧子科技（Fuze）等公司提供的会议数据信息（这些信息常被人引用），软件公司“清晰会议”（Lucid Meetings）创始人之一爱丽丝·凯斯（EliseKeith）推测，美国境内的日会议量达到了约5500万——是的，5500万，这仅仅是发生在美国的日会议量。40多年前的1976年，安东尼·杰（Antony Jay）在《哈佛商业评论》撰文指出，美国每天有大约1100万场会议召开。很明显，随着时间的推移，这个数字增长迅速。 现在我们来看一下这些巨大的数字是如何影响每个职场人每天的工作的。我的研究结果与爱丽丝·凯斯的研究不谋而合——非管理层人士每周平均参加8场会议，而管理层则是12场。对某些工种而言（如白领），这个数字还会更高，且组织层级越高，会议的要求也越高，那些顶层管理者几乎每天都辗转于各个会场。一群来自伦敦政治经济学院、哥伦比亚大学以及哈佛大学的教授专门针对这一人群，发起“执行层时间使用项目”（Executive Time Use Project），研究公司CEO们是如何分配时间的。其中一项研究调查了意大利很好公司的94位CEO和印度的357位公司领导，发现前者工作时间的60%以及后者工作时间的56%用在了会议上，且这些时间还不包括电话会议！ 为了进一步分析数据，我邀请了一些领导层人物，让他们把一天中与会议有关的具体内容罗列出来。我从CEO开始入手。第一位是很好国立大学校长，在他一天的工作时间中共开了7场会议，耗时近5小时。 P19-22