秘书实训指导与案例分析

本书以企业为背景，从秘书职业形象设计实训开始，按照企业秘书工作流程设置实训任务，主要涉及办公室事务管理、办公室人际关系管、会议与商务活动管理等，设置了120个实训项目，100个案例分析。本书可以作为高职高专院校文秘专业教材，也可作为在职秘书业务进修的辅助教材。

江苏钟山职业技术学院新闻传播系文秘专业文秘教研组长

目 录 项目1 办公环境管理 1 实训1 布置办公室 1 实训2 为上司整理办公室 7 实训3 维护工作环境的整洁 8 实训4 办公环境的安全管理 11 实训5 装饰上司的办公室 15 项目2 接待客人 17 任务1 接待前的准备工作 17 实训1 接待环境的布置 17 实训2 前台值班 18 任务2 接待的基本礼仪 19 实训1 接待客人的基本礼仪 19 实训2 介绍的礼节 20 实训3 握手的礼节 21 实训4 交换名片 22 任务3 日常接待 24 实训1 迎接招待客人 24 实训2 恭送客人 26 实训3 接待预约的客人 27 实训4 接待未预约的客人 29 任务4 团体接待 32 实训1 确定接待规格 32 实训2 制订接待计划 33 实训3 安排迎送来访团体 35 实训4 接待来访者就餐 37 任务5 涉外接待 38 实训1 确定涉外礼宾次序 38 实训2 安排涉外迎送仪式 40 项目3 办公室日常事务 43 任务1 接打电话 43 实训1 接打电话的基本礼仪 43 实训2 接听电话的技巧 44 实训3 拨打电话的方法 47 实训4 为上司进行电话预约 49 任务2 日常资料、文件处理 50 实训1 给上司送文件的顺序和时机 50 实训2 确定文件的保存期限 51 实训3 让上司急件急批 52 实训4 整理名片 53 任务3 邮件处理 55 实训1 处理收到的邮件 55 实训2 寄发邮件 59 任务4 零用现金管理 61 实训1 管理零用现金 61 任务5 差旅费报销 62 实训1 帮上司报销差旅费 62 任务6 办公用品的购置与管理 63 实训1 办公用品的购置 63 实训2 办公用品的发放 65 任务7 印信管理 67 实训1 印章管理 67 实训2 介绍信管理 69 任务8 值班管理 70 实训1 值班管理 70 任务9 保密工作 74 实训1 信息保密 74 任务10 时间管理 75 实训1 制作和管理工作日志 75 实训2 制订不同形式的日程安排表 80 实训3 调整工作日程表 81 项目4 办公室非日常事务 83 任务1 制订工作计划 83 实训1 制订工作计划 83 任务2 调查研究 86 实训1 为公司的企业文化建设进行问卷调查 86 任务3 督查工作 91 实训1 帮上司完成督查事项 91 任务4 突发事件的处理 95 实训1 处理公司的突发事件 95 项目5 会议组织和管理 99 任务1 会前准备 99 实训1 制作并发送会议通知 99 实训2 拟订会议议程和日程 102 实训3 选择会议地点 105 实训4 会场布置和会场布局 106 任务2 会中服务 109 实训1 会议接站和报到 109 实训2 制作会议记录 111 实训3 制作会议简报 113 实训4 会中突发事件处理 115 任务3 会后扫尾 117 实训1 引导与会人员离开会场 117 实训2 会议经费结算 118 实训3 整理会议文件 119 实训4 撰写会议纪要 120 实训5 进行会议总结 122 项目6 商务活动 125 任务1 商务会见、会谈 125 实训1 会见、会谈的工作程序 125 任务2 商务宴请 129 实训1 制订宴请计划 129 实训2 安排宴请活动的桌次和座次 130 任务3 商务庆典 133 实训1 开业典礼的筹备 133 实训2 安排公司周年庆典的程序 137 实训3 安排剪彩活动 139 任务4 签字仪式 141 实训1 安排签字仪式的程序 141 任务5 新闻发布会 144 实训1 制订公司新闻发布会的策划方案 144 实训2 做好新闻发布会的善后工作 147 任务6 开放参观活动 148 实训1 制订开放参观活动的策划方案 148 任务7 商务旅行 150 实训1 商务旅行的准备工作 150 实训2 制作商务旅行计划 153 实训3 上司出差期间秘书的工作 155 实训4 与上司一起出差 156 项目7 信息工作 158 任务1 信息的收集 158 实训1 运用多种方法收集信息 158 实训2 帮新上司熟悉行业情况 160 任务2 信息的整理 161 实训1 信息的筛选 161 实训2 信息的整理 162 任务3 信息的传递